Аутлук календарь как пользоваться. Раздел Календарь в Outlook

Заполнение календаря. 

Встречи, собрания и события 

Планирование встречи 

Встречи — это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы, например Методический совет, Совет дирекции, Производственное собрание. 

Имеется возможность установить выдачу напоминания о встрече. Также можно установить вид календаря для его просмотра другими пользователями. Для этого время, отведенное для встречи, обозначается как занятое, свободное, под вопросом или время отсутствия на работе. Могут планироваться повторяющиеся встречи. Для выбора встречи щелкните ее. Для открытия встречи дважды щелкните левый маркер перемещения. Встречи можно просматривать по дням, неделям или месяцам. 

 

Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как личные. 

1. В меню Файл укажите на команду Создать, затем щелкните Встреча

2. В поле Тема введите описание. 

3. В поле Место определите место встречи. 

4. Введите время начала и окончания встречи. 

5. Установите прочие параметры, если они необходимы. 

6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть

Возможен другой способ создания встречи в календаре. Для этого выделите интервал времени, щелкните его правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Создать встречу. 

Назначение собрания 

Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов.

Чтобы организовать сетевое собрание, например с помощью программы NetMeeting, в приглашении на вкладке Встреча установите флажок Собрание по сети. При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также необходимые ресурсы, выберите время проведения собрания. Ответы на отправленное приглашение направляются в папку "Входящие". Для отслеживания получения ответов установите переключатель Показатьсостояние участника на вкладке Доступность участников диалогового окна Встреча. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание. 

1. На панели Outlook нажмите кнопку Календарь.

2. Меню ДействияНазначить собрание.

3. Пригласите участников и привлеките необходимые ресурсы.

4. Автовыбор — выберите нужный параметр — Организовать.

5. В поле Тема введите описание.

6. Если место проведения собрания не выбрано, введите его в поле Место

7. Установите прочие параметры, если они необходимы. 

8. Отправить.  

Для отправки повестки дня или замечаний вложите файл в приглашение на собрание. 

Создание события 

Событие— это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. 

Примеры событий:  Отпуск, Семинар и т.д. События могут быть ежегодными (например, День библиотек 27 мая, дни рождения сотрудников или годовщина создания библиотеки и т.д.), то есть происходить раз в году и протекать в течение одного или нескольких дней. Для событий простых и ежегодных время в календаре не отводится, но они указываются в титульных страницах. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время события— как свободное. 

1. На панели Outlook нажмите кнопку Календарь

2. Выберите в меню Действия команду Создать событие на целый день

3. В поле Тема введите описание. 

4. В поле Место введите место встречи. 

5. Выберите другие настройки, если это необходимо.  

Чтобы просматривающие календарь видели, что вас нет на работе, в предложенном  списке В это время выберите значение Нет на работе.  

6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть

Согласно определению, события длятся от полуночи до полуночи. 

В представлении день/неделя/месяц можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.  

Создание отчета 

Функция экспорта данных Outlook позволяет создать отчет о Встречах, Собраниях, Событиях, то есть по всем записям вашего электронного ежедневника. Для создания структурированного отчета необходимо, чтобы всем Событиям, Встречам и Собраниям были присвоены Категории.  

Создание отчета: 

1. Меню Файл — Импорт и экспорт. 

2. В Мастере Импорта и экспорта выбрать Экспортв файл,нажать кнопку Далее

Читайте также  Просмотр ip камер через интернет. Просмотр камер видеонаблюдения через интернет

3. Выбрать тип файла, создаваемого в качестве отчета. В качестве формата экспортируемой информации удобнее выбратьMicrosoftExcel(впрочем, можно выбрать любой удобный формат). 

4. Выбрать папку, которую надо экспортировать, например Календарь, — Далее.

5. С помощью кнопки Обзор выбрать папку и задать имя файлу отчета — ОК Далее. 

6. На последнем шаге Мастера Импорта и экспорта,нажав кнопку Соответствие полей, установить, какие сведения из календаря, попадут в формируемую таблицу Отчета. 

7. Нажать Готово,задать промежуток времени, за который создается ОтчетОК

8. Проследить благополучное создание файла отчета и открыть его. При необходимости внести редакторские правки и коррективы. 

Работа с адресной книгой 

п. Кроме того, списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.  

Папка "Контакты" является адресной книгой для электронной почты, а также хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь.  

При вводе имени или адреса контактного лица Outlook разделяет это имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса.

При наличии модема Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Outlook может засекаться время разговора, которое заносится в дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре. 

Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другое имя. Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов.  

Создание нового контакта с новыми данными: 

1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Контакт

2. В поле Полное имя введите имя контактного лица. 

3. Введите все необходимые сведения о новом контактном лице. 

4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть

Открытие контакта: 

1. На панели Outlook нажмите кнопку Контакты

2. Выберите контакты, которые требуется открыть.  

3. В меню Файл укажите на команду Открыть и щелкните Выделенные документы.  

 

  

Быстрый поиск контактных лиц: 

1. Введите имя, которое требуется найти, в поле Найти контакт на панели инструментов. 

2. Может быть введено сокращенное имя (например, Петр Б.), или фамилия, а также адрес электронной почты. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем Найти контакт и выберите его имя.  

Работа с задачами 

Механизм назначения задач позволяет следить за ходом выполнения работы, которую вы себе запланировали.  

При использовании сетевых машин, подключенных к локальной или глобальной сети, задачи можно назначать не только себе. Например, руководитель может назначить задачу помощнику, сотрудник — коллеге по рабочей группе. В операции назначения задачи участвуют, по крайней мере, два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него. 

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является организация какого-либо мероприятия  в последнюю пятницу каждого месяца или написание статьи.

Повторяющиеся задачи по одной добавляются в список задач –  После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия

Создание разовой задачи: 

  1.  Меню ФайлСоздатьЗадача.
  2.  В поле Тема введите название задачи. 
  3.  Выберите нужные настройки.
  4.  Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.  

Примечание. Чтобы быстро добавить задачу к списку задач, щелкните поле Щелкните здесь, чтобы добавить элемент (задачу), затем наберите имя задачи и нажмите клавишу Enter. 

Создание задачи, повторяющейся с равными интервалами: 

1. Меню ФайлСоздатьЗадача

2. В поле Тема введите название задачи. 

3. Выберите нужные настройки. 

4. Меню ДействияПовторение

5. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно

Работа с календарем в програмке Microsoft Outlook

Календарь предназначен для планирования личного времени и согласования

различных событий. В програмке Outlook употребляются последующие понятия:

Встреча– мероприятие, для которого в календаре указывается время, но на которое

Читайте также  Ошибка входа в psn 80710016. Ошибка 80710016 «Произошла ошибка. Вы были выведены из PSN»

не приглашаются остальные люди. Встреча именуется циклической, ежели она происходит через однообразные интервалы времени.

Собрание– это встреча пары людей. Собрание, как и встреча, может быть

повторяющимся.

Событие– мероприятие, продолжающееся наиболее 24 часов (выставка, конференция и

т.д.).

При работе в папке календарь текущая дата (дата планирования) отображается на

черном фоне, а системная дата заключается в рамку. Часть расписания, посвященная

рабочему времени, выделяется светлым цветом, а нерабочему времени – серым.

Пользователь может настраивать расписание по собственному усмотрению.

Задание

Установите распорядок дня, соответственный расписанию занятий в институте и

укажите рабочие дни. Для этого выберите пункт Параметрыменю Сервис. На вкладке

Календарьпроизведите нужные изменения.

Планирование рабочего времени делается методом составления расписания. Для

ввода пт расписания предусмотрены строчки, любая из которых соответствует 30

минутам дня, избранного в календаре. Информация о планируемой встрече заносится либо

на страничку расписания на день либо недельку, или в диалоговое окно Встречапункта

Создатьменю Файл. Установка функции Личное при описании встречи значит, что встреча

является личной, и остальные юзеры сети не могут просматривать информацию о ней.

При разработке встречи над строчкой тема может появляться информация о пересечении по времени планируемых событий либо их примыкании друг к другу.

Для сотворения циклической встречи нужно употреблять клавишу Повторение

панели инструментов окна Встреча. Юзер может вводить периодически

повторяющиеся встречи либо повторы, носящие единичный нрав. При редактировании

повторяющихся встреч юзеру предлагается поменять характеристики встречи на

определенный день (Открыть копию) либо характеристики всех циклических встреч

(Открыть весь ряд).

Удалить встречи из календаря можно с помощью клавиши Удалитьпанели

инструментов либо команды Удалитьменю Правка. При удалении циклических встреч

пользователь может выбрать удаление или одной копии определенного дня, или всех

копий.

Задание

Создайте в календаре расписание занятий на нынешний день. Укажите обед как

событие, циклическое каждый рабочий день.

Пользователь имеет возможность создавать опции календаря по своему

усмотрению. При этом он может добавлять в календарь празднички собственной страны. Для этого необходимо надавить клавишу Добавить праздникивкладки Календарьпункта Параметрыменю

Сервис. В появившемся окне (рис.2.1.2) нужно отметить нежную страну галочкой.

Задание

Добавьте к календарю празднички Русской Федерации.

Информацию из календаря можно сохранять в отдельном файле и переносить на

другие компьютеры.

Задание

Сохраните календарь в отдельном файле may.pst. Для этого воспользуйтесь

экспортом данных в файл личных папок

В нижней части окна Встреча, используемого для сотворения либо редактирования

элементов находится поле ввода и клавиша Категории. Внедрение Категорийоблегчает поиск, сортировку, фильтрацию и группировку частей. С помощью подпункта По категориямпункта Текущее представлениеменю Видможно быстро сгруппировать имеющиеся элементы.

Для хоть какого элемента можно выбрать несколько категорий сразу. При выборе категории юзер может создавать свои собственные категории с помощью клавиши Главный перечень категорий. Не считая группировки категории

помогают в поиске частей по всем папкам программы Outlook.

 

Работа с контактами в програмке Microsoft Outlook

Папка Контактыиспользуется для хранения данных, работы с адресами, телефонами

и иными сведениями о лицах, с которыми поддерживаются связи. Пополнение списка

производится с помощью подпункта Контактпункта Создатьменю Файл. Завершение

ввода сведений делается нажатием клавиши Сохранить и закрытьна панели

инструментов.

Задание

Создайте контакт, используя сведения о себе.

Добавлять и сохранять информация в папке Контактыможно с помощью команды

Импорт и экспортменю Файл.

 

Задание

Сохраните контакты в файле may.pst.

С помощью меню Видпользователь может настроить отображение перечня контактов

по собственному усмотрению, либо сделать собственный тип представления данных. Для выбора

стандартных типов представления употребляется пункт Текущее представлениеменю Вид.

Редактирование данных в контактах может быть как при открытии диалогового окна

Контакт (команда Открытьменю Файлили двойной щелчок левой клавиши мыши на

названии контакта) так и конкретно в адресной карточке. Для этого необходимо включить

опцию Разрешить правку в ячейкахпри вызове команды Формат представленияменю

Читайте также  Медленная загрузка виндовс 7. Как ускорить загрузку Windows 7

Вид.

Пользователь имеет возможность опции сортировки имеющихся контактов. Для

этого необходимо вызвать команду Сортировкаменю Вид. При наличии огромного количества

контактов следует употреблять группировку.

 

Использование перечня задач

Список задач нужен для планирования, учета и контроля выполняемых работ. Этот

список можно создавать и редактировать как в папке Календарь(Панель задач), так и в

папке Задачи. Для сотворения задачки необходимо пользоваться подпунктом Задачапункта

Создатьменю Файлили два раза щелкнуть левой клавишей мыши по белоснежному полю с

надписью Щелкните тут, чтобы…над перечнем задач. Ввод сведений завершается

нажатием клавиши Сохранить и закрыть.

__Задание

Создайте задачку выполнения лабораторной работы.

В качестве даты выполнения задачки можно применять не лишь числовой формат

даты и времени, но и слова, которые Outlook автоматом преобразует в числовой формат, к примеру, сейчас, завтра, пятница, полдень и т.д.

Как и встречи, задачки могут повторяться. Для сотворения циклической задачи

необходимо применять клавишу Повторениепанели инструментов диалогового окна

Задача.

Задание

Создайте раз в день повторяющуюся задачку приезда в институт к началу занятий.

Большое количество задач можно упорядочить по любым признакам или

отсортировать по нескольким аспектам. Для этого употребляются команды меню Вид:

Сортировка, Группировка, Фильтри Текущее представление.

 

 

Задание

Установите сортировку введенных задач по теме и по дате.

Как и все данные программы Outlook, перечень задач можно переносит между

различными програмками и компьютерами.

Задание

Сохраните перечень задач в файле may.pst.

 

Использование дневника

Папка Дневникслужит для ведения записей обо всех действиях юзера и о

проводимых им мероприятиях. В дневнике можно также регистрировать документы

Microsoft Office, сделанные в разных приложениях пакета. В ежедневник автоматически

заносятся сообщения электронной почты. Не считая того, в ежедневник записываются сведения о

времени и дате сотворения, сохранения и открытия документов, приготовленных в

приложениях пакета Microsoft Office. Программа автоматом заполняет ежедневник лишь в том случае, ежели она является активной либо работает в фоновом режиме.

Настройка работы дневника делается во вкладке Дневникокна Параметры,

вызываемого командой Параметрыменю Сервис.

С помощью команды Текущее представлениеменю Видпользователь может

настроить отображение записей в дневнике.

Для занесения записей в ежедневник нужно выбрать подпункт Запись в дневнике

пункта Создатьменю Файл.

 

Задание

После завершения лабораторной работы сделайте подобающую запись в

дневнике u1080 и сохраните эти данные в файле may.pst.

Записи дневника, также как и записи остальных папок можно группировать, сортировать

и фильтровать по разным аспектам с помощью соответственных команд меню Вид.

 

Использование Заметок

Заметки – это электронный аналог картонного блокнота, в который вносятся

различные записи в процессе работы. Электронный блокнот увлекателен возможностью

систематизации имеющейся в нем информации.

Заметки создаются также как элементы остальных папок программы Microsoft Outlook.

Все данные, внесенные в заметку, сохраняются автоматом. 1-ый абзац

воспринимается програмкой как имя заметки и потом отображается в папке Заметки.

Заметка имеет контекстное меню. С помощью команды Цвет инсталлируются цвета

заметок различного типа и содержания. Размеры заметки меняются с помощью мыши

стандартным для среды Windows методом. В нижней части заметки отображается дата и

время ее создания.

Пользователь имеет возможность поменять главные характеристики папки Заметкис

помощью команды Параметрыменю Сервис.

Задание

Создайте заметку с напоминанием о необходимости внесения записи в дневник

после завершения лабораторной работы. Измените цвет заметки на голубий. Используйте

подчеркивание текста. Сохраните эти данные в файле may.pst.

Как и остальные элементы Outlook, заметки можно сортировать, фильтровать и

группировать.

 

2.8. Папка "Удаленные"

Независимо от того, где был сотворен тот либо другой элемент, при удалении он

перемещается в папку Удаленные. Хоть какой элемент из данной папки может быть перемещен в всякую другую, или удален совсем. Для удаления всех частей, находящихся в

папке нужно вызвать команду Очистить папку “Удаленные”из меню Сервис.

 

 



Оставьте комментарий