Как сохранить файл word в excel. Как сделать экспорт из word в excel?

от

Как сделать экспорт из word в excel?

Содержание

Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сущности, сама программа – это таблица. Word для схожей работы не совершенно приспособлен.

Но время от времени приходится переносить таблицы из Excel в Word. Или преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из 1-го формата в иной непродуктивно, долго. Должен быть иной способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

Первый способ.

  1. У нас есть таблица с 3-мя столбцами и пятью строчками. Границы установлены.
  2. Выделяем спектр данных. Жмем копировать в главном меню. Или сочетание кнопок Ctrl + C. Можно по выделенной таблице щелкнуть правой клавишей мыши и надавить «копировать».
  3. Открываем лист Word. В главном меню – инструмент «Вставка». Избираем «Специальная вставка».
  4. Задаем характеристики специальной вставки. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». Проверяем, верно ли избран источник вставки. Нажимаем ОК.

Результат нашей работы:

Этот метод имеет некие недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Жмем «Вставить». Либо сочетание кнопок Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, поменять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недочет такового вариант вставки – таблицы с огромным объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

  1. На листе Word перебегаем на вкладку «Вставка». Нам нужно меню «Текст» — инструмент «Объект».
  2. В открывшемся диалоговом окне избираем «Создание из файла». Жмем «Обзор», чтоб отыскать файл с подходящей таблицей.
  3. Когда разыскиваемый объект найден, в строке «Имя файла» покажутся его данные». Нажимаем ОК.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить спектр данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или композиция кнопок CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:

Чтобы манипулировать с границами, таблица обязана быть вставлена по второму методу.

Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

Ваиант 1.

  1. Выделяем таблицу в MS Word. Жмем «Копировать».
  2. Открываем MS Excel. Ставим мышку в том месте, где обязана показаться таблица. Нажимаем «Вставить».

У нас «чистенькая» таблица. Потому вставилась она ровно и аккуратненько. Ежели данные вносились коряво, много излишних знаков (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из схожей ситуации 2 выхода:

  1. Чистим таблицу вручную. Ежели много циклических знаков, можно применять характеристики автозамены.
  2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все излишние знаки. А в Excel вставить данные из txt.

Ваиант 2.

  1. Выделяем таблицу в Ворде. Меню «Макет» — «Данные» — инструмент «Преобразовать в текст». В параметрах преобразования – «знак табуляции».
  2. Главное меню – «Сохранить как» — «Другие форматы». Тип файла избираем «Обычный текст».
  3. Открываем Эксель. Вкладка «Данные». «Получить наружные данные» — «Из текста».
  4. Ищем сохраненный файл. Жмем «Импорт». Раскроется «Мастер текстов».
  5. Устанавливаем нужные характеристики преобразования. Формат данных – с разделителями. Символ-разделитель – символ табуляции. Готово.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Таковой метод вставки убирает излишний знаки, предупреждает смещение ячеек.

2 метода:Преобразование спискаПреобразование таблицы

Если для вас необходимо перенести перечень либо таблицу с данными из документа Word в таблицу Excel, для вас необязательно копировать и вставлять каждый отдельный фрагмент инфы в подобающую ячейку таблицы. Вы сможете просто импортировать весь документ в формат Excel в несколько кликов, ежели поначалу верно отформатируете ваш документ Word.

Способ 1 Преобразование перечня

  1. Для начала, необходимо осознать, как приложение преобразует документ.

    Когда вы импортируете документ в Excel, программа описывает, какой фрагмент инфы будет расположен в отдельной ячейке таблицы, используя для этого определенные знаки в тексте. Средством форматирования данных в документе перед импортированием вы можете контролировать вид конечной таблицы и свести к минимуму необходимость форматировать документ вручную. Этот метод комфортен, ежели для вас необходимо импортировать большой перечень из документа Word в таблицу Excel.

    • Этот способ в особенности эффективен, ежели вы импортируете перечень из пары частей схожего формата (список адресов, телефонных номеров, адресов электронной почты, и так далее).

  2. Проверьте документ на предмет ошибок форматирования. Перед началом процесса преобразования убедитесь в том, что все элементы перечня имеют однообразное форматирование. Ежели нужно, исправьте вероятные ошибки пунктуации либо перестройте элементы, которые не соответствуют остальным. Это обеспечит правильную передачу данных.

  3. Включите отображение символов форматирования в документе Word.

    Отображение укрытых символов форматирования поможет выбрать лучший метод разделения частей перечня. Чтоб показать знаки форматирования, нажмите клавишу «Отобразить все знаки» во вкладке Основная, либо нажмите комбинацию кнопок

    ^ Ctrl

    +

    ⇧ Shift

    +

    *

    • В большинстве списков будет стоять либо один символ абзаца в конце каждой строчки, либо один в конце строчки и один в пустой строке меж элементами. Вы будете применять эти знаки для вставки знаков, которые приложение Excel употребляет для распределения данных по ячейкам таблицы.
  4. Удалите знаки абзаца меж элементами, чтоб избавиться от пустых строк.

    Приложение Excel употребляет пустые строчки меж элементами перечня для идентификации отдельных строк с данными, но на данный момент их необходимо удалить, чтоб процесс форматирования прошел корректно. Не волнуйтесь, незначительно позднее вы добавите их опять. Этот способ уместен в тех вариантах, когда один символ абзаца стоит в конце пт перечня и один – в пустой строке меж пт (два в строке).

    • Нажмите ^ Ctrl+H чтоб открыть окно Отыскать и заменить.
    • Введите в поле поиска ^p^p. Это кодовое обозначение 2-ух символов абзаца в строке. Ежели каждый элемент перечня состоит из одной сплошной строчки, и меж элементами нет пустых строк, используйте команду ^p.
    • В поле Заменить введите символ разделения. Этот символ не должен повторяться больше нигде в этом документе. К примеру, можно применять символ ~.
    • Нажмите клавишу Заменить все. Вы заметите, что все элементы перечня слились меж собой, но не стоит волноваться, так как в соответственных местах расставлены разделители (после каждого элемента).
  5. Выделите каждый элемент в отдельное поле.

    Сейчас, когда элементы перечня разбиты так, что они показываются в поочередных строчках, нам необходимо обозначить, какие данные будут отображаться в каждом поле. К примеру, ежели в первой строке каждого элемента указано имя, во 2-ой – адресок, и в третьей – регион и почтовый индекс, вы сможете

    • Нажать ^ Ctrl+H чтоб открыть окно Отыскать и заменить.
    • Удалить один из символов ^p в поле Найти.
    • Изменить символ в поле Заменить на запятую ,.
    • Нажать клавишу Заменить все. Оставшиеся знаки абзацев будут изменены запятыми, которые будут выделять каждую строчку в отдельное поле.
  6. Замените разделители, чтоб завершить процесс форматирования.

    Когда вы проделаете два вышеописанных шага по поиску и подмене, ваш перечень больше не будет смотреться как перечень. Вся информация будет представлена одной непрерывной строчкой, а ее фрагменты будут разбиты запятыми. Крайняя операция поиска и подмены вернет вашим данным вид перечня, при этом отдельные фрагменты будут разбиты запятыми.

    • Нажмите ^ Ctrl+H чтоб открыть окно Отыскать и заменить.
    • В поле Отыскать введите знак ~ (или иной знак, который вы избрали ранее).
    • В поле Заменить введите ^p.
    • Нажмите на клавишу Заменить все. Все элементы вашего перечня будут разбиты на отдельные группы, разбитые запятыми.
  7. Сохраните документ, как обычный текстовый файл.

    Сейчас, когда форматирование завершено, можно сохранить документ в виде текстового файла. Это дозволит приложению Excel прочитать и проанализировать данные и расположить каждый фрагмент в соответственном поле.

    • Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт «Сохранить как».
    • Откройте выпадающее меню «Тип файла» и выберите «Обычный текст».
    • Введите имя вашего файла и нажмите клавишу Сохранить.
    • Если покажется окно Преобразование файла, просто нажмите    OK   .
  8. Откройте файл с помощью приложения Excel.

    Сейчас, когда вы сохранили файл в виде обыденного текста, вы можете открыть его с помощью приложения Excel.

    • Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт Открыть.
    • Откройте выпадающее меню «Все файлы Excel» и выберите «Текстовые файлы».
    • В окне Мастер текстов (импорт) нажмите клавишу Дальше >.
    • В перечне Разделители выберите «Запятая». В окошке предпросмотра вы увидите, как элементы вашего перечня будут разбиты в таблице. Нажмите Дальше >.
    • Выберите формат данных для каждой колонки и нажмите Готово.
Читайте также  Как в эксель округлить время. Операции со временем в Excel

Способ 2 Преобразование таблицы

  1. Создайте таблицу с данными в документе Word.

    Ежели у вас есть перечень данных в документе, вы сможете преобразовать его в таблицу в приложении Word, а потом быстро скопировать эту таблицу в Excel. Ежели ваши данные уже оформлены в виде таблицы, перебегайте к последующему шагу.

    • Выделите весь текст, который вы желаете оформить в виде таблицы.
    • Перейдите во вкладку Вставка и нажмите клавишу Таблица.
    • Выберите пункт «Преобразовать в таблицу».
    • В поле «Число столбцов» укажите количество строк в записи. Ежели записи разбиты пустыми строчками, добавьте одну строчку к общему количеству.
    • Нажмите    OK   .

  2. Проверьте форматирование таблицы. Приложение Word создаст таблицу на базе ваших опций. Пристально проверьте, чтоб все данные были на собственных местах.

  3. Нажмите небольшую клавишу «+» которая покажется в верхнем левом углу таблицы. Она возникает, когда вы наводите мышь на таблицу. Нажав на эту клавишу, вы выделите все данные в таблице.

  4. Нажмите .^ Ctrl+C чтобы скопировать выделенные данные. Это также можно сделать, нажав клавишу «Копировать» во вкладке Основная.

  5. Откройте приложение Excel. Скопировав выделенные данные, вы сможете открыть приложение Excel. Ежели вы желаете вставить данные в уже готовую таблицу Excel, откройте ее. Наведите курсор на ячейку, в которую вы желаете вставить левую верхнюю ячейку скопированной таблицы.

  6. Нажмите .^ Ctrl+V чтобы вставить скопированные данные. Отдельные ячейки таблицы из документа Word разместятся в соответственных ячейках таблицы Excel.

  7. Разделите оставшиеся столбцы.

    В зависимости от вида импортируемых данных, может быть, для вас придется дополнительно откорректировать форматирование. К примеру, ежели вы импортируете адреса, тогда заглавие городка, области и почтовый индекс могут попасть в одну ячейку. Можно сделать так, чтоб приложение Excel поделило их автоматически.

    • Выделите весь столбец, который желаете поделить, нажав на его заголовок
    • Перейдите во вкладку Данные и нажмите клавишу «Текст по столбцам».
    • Нажмите клавишу Дальше > и в меню Символы-разделители выберите «Запятая». В случае с нашим примером, заглавие городка будет отделено от аббревиатуры области и почтового индекса.
    • Чтобы сохранить конфигурации, нажмите Готово.
    • Выделите столбец, который также необходимо поделить, и повторите те же деяния, указав «Пробел» заместо запятой в качестве разделителя. Так вы отделите аббревиатуру области от почтового индекса.
Читайте также  Чем вытащить симку из айфона. Вытаскиваем симку из айпада и айфона при помощи подручных средств?

Информация о статье

Эту страничку просматривали 158 759 раза.

Была ли эта статья полезной?

Бывают ситуации, когда текст либо таблицы, набранные в Microsoft Word, необходимо преобразовать в Excel. К огорчению Ворд не предугадывает интегрированных инструментов для схожих преобразований. Но, вкупе с тем, существует целый ряд методов произвести конвертацию файлов в данном направлении. Давайте выясним, как это можно сделать.

Основные методы конвертации

Можно выделить три главных метода конвертации файлов Word в Excel:

  • простое копирование данных;
  • использование посторониих специализированных приложений;
  • использование специализированных онлайн-сервисов.

Способ 1: копирование данных

Если просто скопировать данные из документа Word в Excel, то содержимое новейшего документа будет иметь не очень презентабельный вид. Каждый абзац будет располагаться в отдельной ячейке. Потому, опосля того, как текст скопирован, необходимо поработать над самой структурой его размещения на листе Excel. Отдельный вопросец составляет копирование таблиц.

  1. Выделяем подходящий отрезок текста либо текст полностью в Microsoft Word. Кликаем правой клавишей мыши, чем вызываем контекстное меню. Избираем пункт «Копировать». Можно заместо использования контекстного меню, опосля выделения текста, кликнуть по кнопочке «Копировать», которая располагается во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Буфер обмена». Ещё одним вариантом является опосля выделения текста нажатие композиции кнопок на клавиатуре Ctrl+C.
  2. Открываем програмку Microsoft Excel. Кликаем ориентировочно по тому месту на листе, куда собираемся вставить текст. Правым кликом мыши вызываем контекстное меню. В нём в блоке «Параметры вставки» избираем значение «Сохранить начальное форматирование».

    Также, заместо этих действий, можно надавить на клавишу «Вставить», которая расположена на самом левом краю ленты. Ещё один вариант – это нажатие композиции кнопок Ctrl+V.

Как лицезреем, текст вставлен, но он, как и говорилось выше, имеет непрезентабельный вид.

Для того, что бы он принял подходящий нам вид, раздвигаем ячейки на требуемую ширину. При наличии надобности дополнительно форматируем его.

Способ 2: продвинутое копирование данных

Существует ещё один метод конвертации данных из Ворда в Excel. Он, естественно, значительно труднее предшествующего варианта, но, в то же время, схожий перенос часто наиболее корректен.

  1. Открываем файл в програмке Word. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по значку «Отобразить все знаки», который расположен на ленте в блоке инструментов «Абзац». Заместо данных действий можно просто надавить комбинацию кнопок Ctrl+*.
  2. Появится особая разметка. В конце каждого абзаца стоит символ. Принципиально отследить, чтоб не было пустых абзацев, по другому конвертирование будет неправильным. Такие абзацы следует удалить.
  3. Переходим во вкладку «Файл».
  4. Выбираем пункт «Сохранить как».
  5. Открывается окно сохранения файла. В параметре «Тип файла» избираем значение «Обычный текст». Нажимаем на клавишу «Сохранить».
  6. В открывшемся окне преобразования файла никаких конфигураций вносить не необходимо. Просто нажимаем клавишу «OK».
  7. Открываем програмку Эксель во вкладке «Файл». Избираем пункт «Открыть».
  8. В окне «Открытие документа» в параметре открываемых файлов установите значение «Все файлы». Выберете тот файл, который до этого сохраняли в Ворде, как обыденный текст. Нажимаем на клавишу «Открыть».
  9. Открывается Мастер импорта текстов. Указываем формат данных «С разделителями». Нажимаем на клавишу «Далее».
  10. В параметре «Символом-разделителем является» указываем значение «Запятая». Со всех других пт снимаем галочки при их наличии. Нажимаем на клавишу «Далее».
  11. В крайнем окне избираем формат данных. Ежели у вас обыденный текст, то рекомендуется выбрать формат «Общий» (установлен по умолчанию) либо «Текстовый». Нажимаем на клавишу «Готово».
  12. Как лицезреем, на данный момент каждый абзац вставлен не в отдельную ячейку, как при прошлом методе, а в отдельную строчку. Сейчас необходимо расширить эти строчки, чтоб отдельные слова не терялись. Опосля этого, можно отформатировать ячейки на ваше усмотрение.
Читайте также  Почему айтюнс видит не мой айфон. iTunes не видит iPhone: причины и решение проблемы

Примерно по таковой же схеме можно скопировать таблицу из Ворда в Эксель. Аспекты данной процедуры описываются в отдельном уроке.

Урок: как вставить таблицу из Word в Excel

Способ 3: применение приложений для конвертирования

Ещё одним методом преобразовать документы Ворд в Эксель является применение специализированных приложений для конвертирования данных. Одним из более комфортных из их является программа Abex Excel to Word Converter.

  1. Открываем утилиту. Нажимаем на клавишу «Add Files».
  2. В открывшемся окне, избираем файл, который подлежит конвертации. Нажимаем на клавишу «Открыть».
  3. В блоке «Select output format» избираем один из трёх форматов Excel:
  4. В блоке опций «Output setting» избираем место, куда будет конвертироваться файл.
  5. Когда все опции указаны, нажимаем на клавишу «Convert».

После этого происходит процедура конвертации. Сейчас вы сможете открыть файл в програмке Excel, и продолжить работу с ним.

Способ 4: конвертация с помощью онлайн-сервисов

Если вы не желаете устанавливать на собственный ПК доп программное обеспечение, то можно пользоваться спец онлайн-сервисами для конвертации файлов. Одним из самых комфортных онлайн-конвертеров по направлению Word – Excel является ресурс Convertio.

Онлайн-конвертер Convertio

  1. Переходим на веб-сайт Convertio и избираем файлы для конвертации. Это можно сделать последующими способами:
    • Выбрать с компьютера;
    • Перетянуть с открытого окна Проводника Windows;
    • Загрузить из сервиса Dropbox;
    • Загрузить из сервиса Google Drive;
    • Загрузить по ссылке.
  2. После того, как начальный файл загружен на веб-сайт, избираем формат сохранения. Для этого, кликаем по выпадающему списку слева от надписи «Подготовлено». Перебегаем в пункт «Документ», а потом избираем формат xls либо xlsx.
  3. Жмем на клавишу «Преобразовать».
  4. После того, как преобразование завершено, нажимаем на клавишу «Скачать».

После этого документ в формате Excel будет загружен на ваш компьютер.

Как лицезреем, существует несколько методов преобразования файлов Word в Excel. При использовании специализированных программ либо онлайн-конвертеров трансформация происходит практически в несколько кликов. В то же время, ручное копирование, хоть и занимает большее время, но дозволяет очень точно отформатировать файл под свои потребности.

Мы рады, что смогли посодействовать Для вас в решении проблемы.

Задайте собственный вопросец в комментах, тщательно расписав сущность препядствия. Наши спецы постараются ответить очень быстро.

Помогла ли для вас эта статья?

Да Нет

Конвертация файлов Word в Microsoft Excel

Бывают ситуации, когда текст либо таблицы, набранные в Microsoft Word, необходимо преобразовать в Excel. К огорчению Ворд не предугадывает интегрированных инструментов для схожих преобразований. Но, совместно с тем, существует целый ряд методов произвести конвертацию файлов в данном направлении. Давайте выясним, как это можно сделать.

Основные методы конвертации

Можно выделить три главных метода конвертации файлов Word в Excel:

  • простое копирование данных;
  • использование посторониих специализированных приложений;
  • использование специализированных онлайн-сервисов.

Способ 1: копирование данных

Если просто скопировать данные из документа Word в Excel, то содержимое новейшего документа будет иметь не очень презентабельный вид. Каждый абзац будет располагаться в отдельной ячейке. Потому, опосля того, как текст скопирован, необходимо поработать над самой структурой его размещения на листе Excel. Отдельный вопросец составляет копирование таблиц.

  1. Выделяем подходящий отрезок текста либо текст полностью в Microsoft Word. Кликаем правой клавишей мыши, чем вызываем контекстное меню. Избираем пункт «Копировать». Можно заместо использования контекстного меню, опосля выделения текста, кликнуть по кнопочке «Копировать», которая располагается во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Буфер обмена». Ещё одним вариантом является опосля выделения текста нажатие композиции кнопок на клавиатуре Ctrl+C.

  2. Открываем програмку Microsoft Excel. Кликаем ориентировочно по тому месту на листе, куда собираемся вставить текст. Правым кликом мыши вызываем контекстное меню. В нём в блоке «Параметры вставки» избираем значение «Сохранить начальное форматирование».

    Также, заместо этих действий, можно надавить на клавишу «Вставить», которая расположена на самом левом краю ленты. Ещё один вариант – это нажатие композиции кнопок Ctrl+V.

Как лицезреем, текст вставлен, но он, как и говорилось выше, имеет непрезентабельный вид.

Для того, что бы он принял подходящий нам вид, раздвигаем ячейки на требуемую ширину. При наличии надобности дополнительно форматируем его.

Оставьте комментарий