Содержание
Как сделать экспорт из word в excel?
Содержание
Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сущности, сама программа – это таблица. Word для схожей работы не совершенно приспособлен.
Но время от времени приходится переносить таблицы из Excel в Word. Или преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из 1-го формата в иной непродуктивно, долго. Должен быть иной способ.
Как перенести таблицу из Excel в Word?
Первый способ.
- У нас есть таблица с 3-мя столбцами и пятью строчками. Границы установлены.
- Выделяем спектр данных. Жмем копировать в главном меню. Или сочетание кнопок Ctrl + C. Можно по выделенной таблице щелкнуть правой клавишей мыши и надавить «копировать».
- Открываем лист Word. В главном меню – инструмент «Вставка». Избираем «Специальная вставка».
- Задаем характеристики специальной вставки. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». Проверяем, верно ли избран источник вставки. Нажимаем ОК.
Результат нашей работы:
Этот метод имеет некие недостатки:
- таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
- границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.
Второй метод.
- Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
- Открываем MS Word. Жмем «Вставить». Либо сочетание кнопок Shift + Ins. Результат:
Мы можем редактировать данные, поменять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.
Существенный недочет такового вариант вставки – таблицы с огромным объемом данных выходят за пределы листа.
Третий способ.
- На листе Word перебегаем на вкладку «Вставка». Нам нужно меню «Текст» — инструмент «Объект».
- В открывшемся диалоговом окне избираем «Создание из файла». Жмем «Обзор», чтоб отыскать файл с подходящей таблицей.
- Когда разыскиваемый объект найден, в строке «Имя файла» покажутся его данные». Нажимаем ОК.
Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.
Чтобы вставить спектр данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.
В Excel:
Или композиция кнопок CTRL+SHIFT+(минус).
В Word:
Чтобы манипулировать с границами, таблица обязана быть вставлена по второму методу.
Как преобразовать таблицу из Word в Excel?
Произведем обратный перенос.
Ваиант 1.
- Выделяем таблицу в MS Word. Жмем «Копировать».
- Открываем MS Excel. Ставим мышку в том месте, где обязана показаться таблица. Нажимаем «Вставить».
У нас «чистенькая» таблица. Потому вставилась она ровно и аккуратненько. Ежели данные вносились коряво, много излишних знаков (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из схожей ситуации 2 выхода:
- Чистим таблицу вручную. Ежели много циклических знаков, можно применять характеристики автозамены.
- Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все излишние знаки. А в Excel вставить данные из txt.
Ваиант 2.
- Выделяем таблицу в Ворде. Меню «Макет» — «Данные» — инструмент «Преобразовать в текст». В параметрах преобразования – «знак табуляции».
- Главное меню – «Сохранить как» — «Другие форматы». Тип файла избираем «Обычный текст».
- Открываем Эксель. Вкладка «Данные». «Получить наружные данные» — «Из текста».
- Ищем сохраненный файл. Жмем «Импорт». Раскроется «Мастер текстов».
- Устанавливаем нужные характеристики преобразования. Формат данных – с разделителями. Символ-разделитель – символ табуляции. Готово.
Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Таковой метод вставки убирает излишний знаки, предупреждает смещение ячеек.
2 метода:Преобразование спискаПреобразование таблицы
Если для вас необходимо перенести перечень либо таблицу с данными из документа Word в таблицу Excel, для вас необязательно копировать и вставлять каждый отдельный фрагмент инфы в подобающую ячейку таблицы. Вы сможете просто импортировать весь документ в формат Excel в несколько кликов, ежели поначалу верно отформатируете ваш документ Word.
Способ 1 Преобразование перечня
- Для начала, необходимо осознать, как приложение преобразует документ.
Когда вы импортируете документ в Excel, программа описывает, какой фрагмент инфы будет расположен в отдельной ячейке таблицы, используя для этого определенные знаки в тексте. Средством форматирования данных в документе перед импортированием вы можете контролировать вид конечной таблицы и свести к минимуму необходимость форматировать документ вручную. Этот метод комфортен, ежели для вас необходимо импортировать большой перечень из документа Word в таблицу Excel.
- Этот способ в особенности эффективен, ежели вы импортируете перечень из пары частей схожего формата (список адресов, телефонных номеров, адресов электронной почты, и так далее).
-
Проверьте документ на предмет ошибок форматирования. Перед началом процесса преобразования убедитесь в том, что все элементы перечня имеют однообразное форматирование. Ежели нужно, исправьте вероятные ошибки пунктуации либо перестройте элементы, которые не соответствуют остальным. Это обеспечит правильную передачу данных.
- Включите отображение символов форматирования в документе Word.
Отображение укрытых символов форматирования поможет выбрать лучший метод разделения частей перечня. Чтоб показать знаки форматирования, нажмите клавишу «Отобразить все знаки» во вкладке Основная, либо нажмите комбинацию кнопок
^ Ctrl
+
⇧ Shift
+
*
- В большинстве списков будет стоять либо один символ абзаца в конце каждой строчки, либо один в конце строчки и один в пустой строке меж элементами. Вы будете применять эти знаки для вставки знаков, которые приложение Excel употребляет для распределения данных по ячейкам таблицы.
- Удалите знаки абзаца меж элементами, чтоб избавиться от пустых строк.
Приложение Excel употребляет пустые строчки меж элементами перечня для идентификации отдельных строк с данными, но на данный момент их необходимо удалить, чтоб процесс форматирования прошел корректно. Не волнуйтесь, незначительно позднее вы добавите их опять. Этот способ уместен в тех вариантах, когда один символ абзаца стоит в конце пт перечня и один – в пустой строке меж пт (два в строке).
- Нажмите ^ Ctrl+H чтоб открыть окно Отыскать и заменить.
- Введите в поле поиска ^p^p. Это кодовое обозначение 2-ух символов абзаца в строке. Ежели каждый элемент перечня состоит из одной сплошной строчки, и меж элементами нет пустых строк, используйте команду ^p.
- В поле Заменить введите символ разделения. Этот символ не должен повторяться больше нигде в этом документе. К примеру, можно применять символ ~.
- Нажмите клавишу Заменить все. Вы заметите, что все элементы перечня слились меж собой, но не стоит волноваться, так как в соответственных местах расставлены разделители (после каждого элемента).
- Выделите каждый элемент в отдельное поле.
Сейчас, когда элементы перечня разбиты так, что они показываются в поочередных строчках, нам необходимо обозначить, какие данные будут отображаться в каждом поле. К примеру, ежели в первой строке каждого элемента указано имя, во 2-ой – адресок, и в третьей – регион и почтовый индекс, вы сможете
- Нажать ^ Ctrl+H чтоб открыть окно Отыскать и заменить.
- Удалить один из символов ^p в поле Найти.
- Изменить символ в поле Заменить на запятую ,.
- Нажать клавишу Заменить все. Оставшиеся знаки абзацев будут изменены запятыми, которые будут выделять каждую строчку в отдельное поле.
- Замените разделители, чтоб завершить процесс форматирования.
Когда вы проделаете два вышеописанных шага по поиску и подмене, ваш перечень больше не будет смотреться как перечень. Вся информация будет представлена одной непрерывной строчкой, а ее фрагменты будут разбиты запятыми. Крайняя операция поиска и подмены вернет вашим данным вид перечня, при этом отдельные фрагменты будут разбиты запятыми.
- Нажмите ^ Ctrl+H чтоб открыть окно Отыскать и заменить.
- В поле Отыскать введите знак ~ (или иной знак, который вы избрали ранее).
- В поле Заменить введите ^p.
- Нажмите на клавишу Заменить все. Все элементы вашего перечня будут разбиты на отдельные группы, разбитые запятыми.
- Сохраните документ, как обычный текстовый файл.
Сейчас, когда форматирование завершено, можно сохранить документ в виде текстового файла. Это дозволит приложению Excel прочитать и проанализировать данные и расположить каждый фрагмент в соответственном поле.
- Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт «Сохранить как».
- Откройте выпадающее меню «Тип файла» и выберите «Обычный текст».
- Введите имя вашего файла и нажмите клавишу Сохранить.
- Если покажется окно Преобразование файла, просто нажмите OK .
- Откройте файл с помощью приложения Excel.
Сейчас, когда вы сохранили файл в виде обыденного текста, вы можете открыть его с помощью приложения Excel.
- Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт Открыть.
- Откройте выпадающее меню «Все файлы Excel» и выберите «Текстовые файлы».
- В окне Мастер текстов (импорт) нажмите клавишу Дальше >.
- В перечне Разделители выберите «Запятая». В окошке предпросмотра вы увидите, как элементы вашего перечня будут разбиты в таблице. Нажмите Дальше >.
- Выберите формат данных для каждой колонки и нажмите Готово.
Способ 2 Преобразование таблицы
- Создайте таблицу с данными в документе Word.
Ежели у вас есть перечень данных в документе, вы сможете преобразовать его в таблицу в приложении Word, а потом быстро скопировать эту таблицу в Excel. Ежели ваши данные уже оформлены в виде таблицы, перебегайте к последующему шагу.
- Выделите весь текст, который вы желаете оформить в виде таблицы.
- Перейдите во вкладку Вставка и нажмите клавишу Таблица.
- Выберите пункт «Преобразовать в таблицу».
- В поле «Число столбцов» укажите количество строк в записи. Ежели записи разбиты пустыми строчками, добавьте одну строчку к общему количеству.
- Нажмите OK .
-
Проверьте форматирование таблицы. Приложение Word создаст таблицу на базе ваших опций. Пристально проверьте, чтоб все данные были на собственных местах.
-
Нажмите небольшую клавишу «+» которая покажется в верхнем левом углу таблицы. Она возникает, когда вы наводите мышь на таблицу. Нажав на эту клавишу, вы выделите все данные в таблице.
-
Нажмите .^ Ctrl+C чтобы скопировать выделенные данные. Это также можно сделать, нажав клавишу «Копировать» во вкладке Основная.
-
Откройте приложение Excel. Скопировав выделенные данные, вы сможете открыть приложение Excel. Ежели вы желаете вставить данные в уже готовую таблицу Excel, откройте ее. Наведите курсор на ячейку, в которую вы желаете вставить левую верхнюю ячейку скопированной таблицы.
-
Нажмите .^ Ctrl+V чтобы вставить скопированные данные. Отдельные ячейки таблицы из документа Word разместятся в соответственных ячейках таблицы Excel.
- Разделите оставшиеся столбцы.
В зависимости от вида импортируемых данных, может быть, для вас придется дополнительно откорректировать форматирование. К примеру, ежели вы импортируете адреса, тогда заглавие городка, области и почтовый индекс могут попасть в одну ячейку. Можно сделать так, чтоб приложение Excel поделило их автоматически.
- Выделите весь столбец, который желаете поделить, нажав на его заголовок
- Перейдите во вкладку Данные и нажмите клавишу «Текст по столбцам».
- Нажмите клавишу Дальше > и в меню Символы-разделители выберите «Запятая». В случае с нашим примером, заглавие городка будет отделено от аббревиатуры области и почтового индекса.
- Чтобы сохранить конфигурации, нажмите Готово.
- Выделите столбец, который также необходимо поделить, и повторите те же деяния, указав «Пробел» заместо запятой в качестве разделителя. Так вы отделите аббревиатуру области от почтового индекса.
Информация о статье
Эту страничку просматривали 158 759 раза.
Была ли эта статья полезной?
Бывают ситуации, когда текст либо таблицы, набранные в Microsoft Word, необходимо преобразовать в Excel. К огорчению Ворд не предугадывает интегрированных инструментов для схожих преобразований. Но, вкупе с тем, существует целый ряд методов произвести конвертацию файлов в данном направлении. Давайте выясним, как это можно сделать.
Основные методы конвертации
Можно выделить три главных метода конвертации файлов Word в Excel:
- простое копирование данных;
- использование посторониих специализированных приложений;
- использование специализированных онлайн-сервисов.
Способ 1: копирование данных
Если просто скопировать данные из документа Word в Excel, то содержимое новейшего документа будет иметь не очень презентабельный вид. Каждый абзац будет располагаться в отдельной ячейке. Потому, опосля того, как текст скопирован, необходимо поработать над самой структурой его размещения на листе Excel. Отдельный вопросец составляет копирование таблиц.
- Выделяем подходящий отрезок текста либо текст полностью в Microsoft Word. Кликаем правой клавишей мыши, чем вызываем контекстное меню. Избираем пункт «Копировать». Можно заместо использования контекстного меню, опосля выделения текста, кликнуть по кнопочке «Копировать», которая располагается во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Буфер обмена». Ещё одним вариантом является опосля выделения текста нажатие композиции кнопок на клавиатуре Ctrl+C.
- Открываем програмку Microsoft Excel. Кликаем ориентировочно по тому месту на листе, куда собираемся вставить текст. Правым кликом мыши вызываем контекстное меню. В нём в блоке «Параметры вставки» избираем значение «Сохранить начальное форматирование».
Также, заместо этих действий, можно надавить на клавишу «Вставить», которая расположена на самом левом краю ленты. Ещё один вариант – это нажатие композиции кнопок Ctrl+V.
Как лицезреем, текст вставлен, но он, как и говорилось выше, имеет непрезентабельный вид.
Для того, что бы он принял подходящий нам вид, раздвигаем ячейки на требуемую ширину. При наличии надобности дополнительно форматируем его.
Способ 2: продвинутое копирование данных
Существует ещё один метод конвертации данных из Ворда в Excel. Он, естественно, значительно труднее предшествующего варианта, но, в то же время, схожий перенос часто наиболее корректен.
- Открываем файл в програмке Word. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по значку «Отобразить все знаки», который расположен на ленте в блоке инструментов «Абзац». Заместо данных действий можно просто надавить комбинацию кнопок Ctrl+*.
- Появится особая разметка. В конце каждого абзаца стоит символ. Принципиально отследить, чтоб не было пустых абзацев, по другому конвертирование будет неправильным. Такие абзацы следует удалить.
- Переходим во вкладку «Файл».
- Выбираем пункт «Сохранить как».
- Открывается окно сохранения файла. В параметре «Тип файла» избираем значение «Обычный текст». Нажимаем на клавишу «Сохранить».
- В открывшемся окне преобразования файла никаких конфигураций вносить не необходимо. Просто нажимаем клавишу «OK».
- Открываем програмку Эксель во вкладке «Файл». Избираем пункт «Открыть».
- В окне «Открытие документа» в параметре открываемых файлов установите значение «Все файлы». Выберете тот файл, который до этого сохраняли в Ворде, как обыденный текст. Нажимаем на клавишу «Открыть».
- Открывается Мастер импорта текстов. Указываем формат данных «С разделителями». Нажимаем на клавишу «Далее».
- В параметре «Символом-разделителем является» указываем значение «Запятая». Со всех других пт снимаем галочки при их наличии. Нажимаем на клавишу «Далее».
- В крайнем окне избираем формат данных. Ежели у вас обыденный текст, то рекомендуется выбрать формат «Общий» (установлен по умолчанию) либо «Текстовый». Нажимаем на клавишу «Готово».
- Как лицезреем, на данный момент каждый абзац вставлен не в отдельную ячейку, как при прошлом методе, а в отдельную строчку. Сейчас необходимо расширить эти строчки, чтоб отдельные слова не терялись. Опосля этого, можно отформатировать ячейки на ваше усмотрение.
Примерно по таковой же схеме можно скопировать таблицу из Ворда в Эксель. Аспекты данной процедуры описываются в отдельном уроке.
Урок: как вставить таблицу из Word в Excel
Способ 3: применение приложений для конвертирования
Ещё одним методом преобразовать документы Ворд в Эксель является применение специализированных приложений для конвертирования данных. Одним из более комфортных из их является программа Abex Excel to Word Converter.
- Открываем утилиту. Нажимаем на клавишу «Add Files».
- В открывшемся окне, избираем файл, который подлежит конвертации. Нажимаем на клавишу «Открыть».
- В блоке «Select output format» избираем один из трёх форматов Excel:
- В блоке опций «Output setting» избираем место, куда будет конвертироваться файл.
- Когда все опции указаны, нажимаем на клавишу «Convert».
После этого происходит процедура конвертации. Сейчас вы сможете открыть файл в програмке Excel, и продолжить работу с ним.
Способ 4: конвертация с помощью онлайн-сервисов
Если вы не желаете устанавливать на собственный ПК доп программное обеспечение, то можно пользоваться спец онлайн-сервисами для конвертации файлов. Одним из самых комфортных онлайн-конвертеров по направлению Word – Excel является ресурс Convertio.
Онлайн-конвертер Convertio
- Переходим на веб-сайт Convertio и избираем файлы для конвертации. Это можно сделать последующими способами:
- Выбрать с компьютера;
- Перетянуть с открытого окна Проводника Windows;
- Загрузить из сервиса Dropbox;
- Загрузить из сервиса Google Drive;
- Загрузить по ссылке.
- После того, как начальный файл загружен на веб-сайт, избираем формат сохранения. Для этого, кликаем по выпадающему списку слева от надписи «Подготовлено». Перебегаем в пункт «Документ», а потом избираем формат xls либо xlsx.
- Жмем на клавишу «Преобразовать».
- После того, как преобразование завершено, нажимаем на клавишу «Скачать».
После этого документ в формате Excel будет загружен на ваш компьютер.
Как лицезреем, существует несколько методов преобразования файлов Word в Excel. При использовании специализированных программ либо онлайн-конвертеров трансформация происходит практически в несколько кликов. В то же время, ручное копирование, хоть и занимает большее время, но дозволяет очень точно отформатировать файл под свои потребности.
Мы рады, что смогли посодействовать Для вас в решении проблемы.
Задайте собственный вопросец в комментах, тщательно расписав сущность препядствия. Наши спецы постараются ответить очень быстро.
Помогла ли для вас эта статья?
Да Нет
Конвертация файлов Word в Microsoft Excel
Бывают ситуации, когда текст либо таблицы, набранные в Microsoft Word, необходимо преобразовать в Excel. К огорчению Ворд не предугадывает интегрированных инструментов для схожих преобразований. Но, совместно с тем, существует целый ряд методов произвести конвертацию файлов в данном направлении. Давайте выясним, как это можно сделать.
Основные методы конвертации
Можно выделить три главных метода конвертации файлов Word в Excel:
- простое копирование данных;
- использование посторониих специализированных приложений;
- использование специализированных онлайн-сервисов.
Способ 1: копирование данных
Если просто скопировать данные из документа Word в Excel, то содержимое новейшего документа будет иметь не очень презентабельный вид. Каждый абзац будет располагаться в отдельной ячейке. Потому, опосля того, как текст скопирован, необходимо поработать над самой структурой его размещения на листе Excel. Отдельный вопросец составляет копирование таблиц.
- Выделяем подходящий отрезок текста либо текст полностью в Microsoft Word. Кликаем правой клавишей мыши, чем вызываем контекстное меню. Избираем пункт «Копировать». Можно заместо использования контекстного меню, опосля выделения текста, кликнуть по кнопочке «Копировать», которая располагается во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Буфер обмена». Ещё одним вариантом является опосля выделения текста нажатие композиции кнопок на клавиатуре Ctrl+C.
- Открываем програмку Microsoft Excel. Кликаем ориентировочно по тому месту на листе, куда собираемся вставить текст. Правым кликом мыши вызываем контекстное меню. В нём в блоке «Параметры вставки» избираем значение «Сохранить начальное форматирование».
Также, заместо этих действий, можно надавить на клавишу «Вставить», которая расположена на самом левом краю ленты. Ещё один вариант – это нажатие композиции кнопок Ctrl+V.
Как лицезреем, текст вставлен, но он, как и говорилось выше, имеет непрезентабельный вид.
Для того, что бы он принял подходящий нам вид, раздвигаем ячейки на требуемую ширину. При наличии надобности дополнительно форматируем его.
