Как создать архив в outlook. Настраиваем архивацию писем в Outlook

Способы архивации и резервного копирования данных Outlook: PST и OST файлы

В данной статье мы разглядим, как сохранить и обезопасить данные Outlook путём их архивирования либо сотворения резервной копии, а также методы восстановления файлов данных Outlook (.pst либо .ost) из резервной копии либо архива.

Ведь независимо от того, используете вы Outlook для сотворения и отправки электронных сообщений, для импорта контактов из Gmail в адресную книжку почтового клиента либо пользуетесь его адресной книжкой, создаёте вы в нём задания либо отметки календаря, это означает, что в вашем почтовом клиенте хранится много ценных данных. В связи с сиим, каждому юзеру Outlook полезно знать, как обезопасить и сохранить свои данные, чтоб избежать их утери в будущем.

Содержание:

  • Создание резервной копии и восстановление файла данных Outlook
  • Как поменять установленную по умолчанию папку хранения файла данных Outlook (*.pst либо *.ost)
  • Панель управления почтой

    Для начала, давайте разглядим панель управления и опции почты Outlook, с помощью которой можно настроить почтовый клиент в Windows. Чтоб открыть её перейдите в Панель управления компа и выберите раздел Почта.

    В открывшемся окне Настройка почты доступны три раздела: Учётные записи, Файлы данных, Конфигурации.

    Выбирая 1-ые два пт раскрывается одно и то же окно Настроек учетных записей электронной почты, лишь с различными закладками, в котором можно добавить учётную запись, узреть место хранения данных каждого почтового аккаунта, восстанавливать либо вносить в их изменения.

    Чтобы добавить учётную запись в Outlook нажмите клавишу Учётные записи, и в закладке Электронная почта нажмите Создать.

    Если для вас нужно произвести те либо другие деяния с данными определённого почтового аккаунта, то для этого перейдите в закладку Файлы данных в которой можно сделать следующее:

    • Добавить либо удалить файл данных.
    • Установить Параметры файла данных.
      В данном меню, не считая остальных функций, есть функция уменьшения размера файла данных, которая будет полезна в случае ежели таковой файл «вырастет» до огромных размеров и будет занимать много места на твердом диске компа. Для этого нажмите в меню Параметров клавишу Сжать.
    • Установить файл данных, который будет главным по умолчанию.
    • Открыть расположения файла (файла данных), нажав для этого подобающую кнопку.

    Файлы данных Outlook (*.pst и *.ost)

    Чаще всего, юзеру нет необходимости знать о том, где почтовый клиент Outlook хранит свои данные. Но в случае необходимости сотворения резервной копии данных почтового клиента либо переноса их на иной диск с целью экономии либо освобождения вольного места твердого диска компа, нужно знать его место размещения.

    Outlook хранит электронные сообщения каждого почтового аккаунта в .pst либо .ost файле, но место размещения такового файла зависит от используемой версии почтового клиента. В данной статье мы покажем места размещения файлов данных Outlook, и как можно поменять их место размещения в случае необходимости.

    Читайте также  Модели wifi роутер ростелеком. Какие роутеры подходят для интернета Ростелеком

    Если вы уже какое-то время используете Outlook, то наверное слышали о файлах PST. Каждый ящик электронной почты в Outlook имеет собственное хранилище данных в виде файла формата PST, в котором сохранены все письма и переписки, отметки календаря и напоминания. Данные файла PST могут быть сжаты и зашифрованы либо нет, в зависимости от осуществлённых настроек.

    Возможно вы направляли внимание на то, что чем больший объём данных сохранён в PST-файле, тем медлительнее начинает работать почтовый клиент. Время от времени Outlook дает архивировать наиболее старенькые сообщения, чтоб уменьшить данное явление путём загрузки наименьшего объёма данных почтового клиента при его запуске.

    Также в папке данных Outlook вы могли встречать файл с расширением .ost. OST файлы имеют родственную функцию с PST файлами, но употребляются как временное офлайн хранилище электронной почты. Смысл в том, чтоб юзер мог воспользоваться сообщениями из файла OST во время отключенного email сервера (отсутствия веб соединения), а опосля возобновления связи Outlook всё синхронизировал.

    То есть, PST файл создаётся Outlook в случае сохранения всей электронной почты и переписки на локальном компе, а OST файл – при работе с хостами электронной почты, которые сохраняют все данные электронного ящика на удалённом сервере (например, Gmail либо Outlook.com). В таком случае, OST файл просто содержит локальную копию данных вашей электронной почты.

    Где хранятся файлы данных Outlook

    Место хранения файлов с данными Outlook зависит от версии программы. Outlook 2007 и 2010 по умолчанию сохраняет PST и OST файлы в папку AppData:

    C:UsersИмя ПользователяAppDataLocalMicrosoftOutlook

    Начиная с Outlook 2013 место расположения PST файла поменялось, и сейчас они стали храниться в папке Документы. Так, Outlook 2013 и 2016 сохраняет PST файлы в последующей папке:

    C:UsersИмя ПользователяDocumentsФайлы Outlook

    Увидеть папку хранения PST либо OST файла определенного аккаунта можно также с помощью самого Outlook. Для этого перейдите в меню Файл / Настройка учётных записей.

    В окне Настроек аккаунта в закладке Файлы данных, выберите акк, который нужно просмотреть (если их несколько) и нажмите «Открыть местонахождение файла»

    Outlook откроет окно проводника и покажет папку в которой хранится PST файл (или OST файл, ежели данным аккаунтом употребляется такой).

    Архивация данных Outlook

    Основным файлом данных с которым работает Outlook является файл с заглавием учётной записи. Из этого файла также можно сделать архив либо его резервную копию. Сделать это можно настроив автоматическую архивацию данных либо архивировать данные вручную.

    Автоматическая архивация данных

    Чтобы настроить автоматическую архивацию данных Outlook, откройте приложение и перейдите в вкладку Файл. Выберите из всплывающего меню нужную учётную запись (если их несколько).

    После этого нажмите Средства чистки и выберите пункт меню «Очистить почтовый ящик».

    После нажатия клавиши Автоархивация, Outlook заархивирует установленные папки почтового ящика. Чтоб поменять опции характеристик автоархивации довольно кликнуть правой клавишей мыши на одной из папок почтового ящика Outlook и выбрать Свойства / Архивация / Автоархивация.

    Читайте также  Почему останавливаются песни в вк. Почему слушать музыку в VK — пустая трата времени

    Кликнув клавишу Настройки архива по умолчанию, можно установить архивацию частей папки с опциями по умолчанию.

    Архивация данных Outlook вручную

    Если нет необходимости настраивать автоматическую архивацию почты, то это можно осуществлять вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

    В открывшемся меню Архивация установите нужные характеристики и нажмите Ok.

    В итоге обоих обрисованных методов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет сотворен файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости.

    Создание резервной копии и восстановление файла данных Outlook

    Также, с целью обеспечения сохранности данных почтового клиента, можно сделать резервную копию файла данных Outlook. Довольно просто скопировать .pst либо .ost файл вашей учётной записи на иной диск либо в пасмурное хранилище. Для этого, откройте размещение подходящего файла PST и скопируйте его.

    Чтобы вернуть скопированный таковым образом файл данных, откройте Outlook и перейдите в Файл / Открыть и экспортировать / Открыть файл данных Outlook, и выберите нужный файл данных.

    Как правило, почтовый клиент сходу же открывает папку с файлами данных.

    После этого в Outlook отобразятся все данный из избранного файла PST, и вы можете воспользоваться почтой в обыкновенном режиме. В случае, ежели необходимости в использовании данной резервной копии файла данных больше не будет, эти данные можно удалить из почтового клиента.

    Примечание. Как можно узреть в мастере импорта и экспорта данных, файлов и характеристик Outlook, импорт данных может быть выполнить лишь из файла PST. Т.е., в том случае, ежели вашим почтовым аккаунтом употребляется файл данных OST, он не сумеет его импортировать в таком виде. Для этого нужно будет конвертировать OST файл в PST формат. С помощью интегрированных в Outlook инструментов воплощение таковой конвертации не предвидено, для этого воспользуйтесь посторонним программным обеспечением.

    Как поменять установленную по умолчанию папку хранения файла данных Outlook (*.pst либо *.ost)

    Если для вас необходимо переместить ваши файлы Outlook из диска С либо просто в наиболее комфортное место, то это также можно сделать. Лишь нельзя данный файл просто скопировать, удерживая левой клавишей мышки. Ежели сделать так, то Outlook создаст новейший файл в папке, которая установлена по умолчанию для PST файла и в итоге будет утеряна часть инфы почтового ящика. Чтоб переместить файл данных, нужно поменять установленное по умолчанию место хранения файлов Outlook с помощью реестра и лишь опосля этого перемещать файл.

    Внимание. Редактор реестра – это инструмент, в итоге воплощения некорректных действий с которым можно разрушить операционную систему, опосля что её работа станет нестабильной. Потому, будьте аккуратны осуществляя какие-либо деяния с Редактором реестра, а лучше сделайте его резервную копию до этого чем вносить какие-то изменения.

    Закройте Outlook и откройте Редактор реестра.

    В левой части Редактора реестра перейдите по последующему пути:

    HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0Outlook

    где 16.0 – версия вашего Outlook.

    Далее, сделайте в данной папке новейшую единицу. Для этого кликните в правом окне правой клавишей мыши и выберите Создать / Расширяемый строковый параметр. Назовите новейшую единицу «ForcePSTPath».

    Читайте также  Как сделать из ноута монитор. Используем ноутбук как монитор

    Имейте ввиду, что ежели вы работаете с OST файлом, то нужно сделать единицу с заглавием «ForceOSTPath». Нередко юзеры делают обе единицы, чтоб все файлы Outlook сохранялись в одной папке.

    Кликните два раза на новейшей единице («ForcePSTPath» либо «ForceОSTPath») и в открывшемся окне параметров укажите папку, в которую нужно сохранять файлы данных Outlook, опосля что нажмите Ok.

    Закройте Редактор реестра. Опосля этого Outlook должен сделать новейший PST файл в указанной новейшей папке, а также сейчас можно перенести старенькый PST файл в новейшую папку. Опосля открытия, Outlook должен работать, как и прежде.

    Добрый день уважаемые читатели и гости блога, продолжаем наше исследование почтовых программ. На собственной практике я их лицезрел большущее количество, и могу точно огласить, что наилучшим толстым клиентом (это тот, что установлен у вас локально на компьютере) является microsoft outlook, да да конкретно он, так как не считая него с огромным количеством писем, никто стабильно работать не может, так что не пишите мне тандерберд. В прошедший раз мы с вами решили делему с нерабочим поиском, сейчас же раздерем как в outlook настроить архивацию, поехали.

    Архивация outlook, для чего же это нужно

    Прежде, чем мы разберем сам процесс архивация, я бы желал вас с ним ближе познакомить. Главным назначением данной функции является отделение старенькых писем от основного профиля почты (файл ost либо pst), так как он имеет ограничения на размер и перенос их в отдельный файл-архив.

    Как настроить архивацию outlook

    Теперь перебегаем от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все деяния будут в полной мере применимы и для остальных версий. Открываем програмку и перебегаем в пункт “Файл”

    Переходим в параметры

    Далее в открывшемся окне вы находите вкладку “Дополнительно”, на ней будет клавиша “Настройка архивации”

    Вот главные опции, дозволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

    • Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
    • Архивировать либо удалять старенькые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
    • Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с главным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите подобающую опцию.

    Если зайти в инструменты аутлука в “Параметры почтового ящика”, то там вы можете найти два увлекательных пункта:

    • Очистить почтовый ящик
    • Удалять старенькые элементы

    Выбрав пункт “Очистить почтовый ящик” для вас будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь последующего автоматического запуска.

    Если выбрать пункт “Удалять старенькые элементы”, то вы можете выбрать дату на момент которой можете запустить процесс архивации папки либо папок.

    Как видите все опции чрезвычайно обыкновенные, основное знать и держать в голове, где они находятся, не запамятовывайте делать данную функцию и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

    Иван Семин

    Оставьте комментарий