Как создать автоответ в outlook. Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска

Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска

В отпуске совершенно не охото читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook дозволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы сможете написать всякую уточняющую информацию, к примеру, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сходу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активизируется чрезвычайно просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и наиболее новейших версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно употребляют юзеры слабеньких компов. Потому для начала нужно поведать о настройке автоответа в данной для нас версии Outlook, тем наиболее, что она существенно различается от новейших версий.

Автоответ в Outlook 2007 именуется «Заместитель». Для его опции перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех конфигураций закройте окно «заместителя» нажав клавишу ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы сможете включить либо отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, к примеру, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода деяния поставьте галку рядом с пт «Отправлять лишь в течении последующего периода» и укажите время и дату деяния автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее для вас нужно придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске либо в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросцам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: [email protected]

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

Приветствую!

До 10 июля я нахожусь в командировке и к огорчению, не могу ответить для вас сейчас.

Если вопросец срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Читайте также  Дискпарт загрузочная флешка. Использование Diskpart: управление и восстановление жесткого диска, карты памяти или USB-флешки

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда таковой же текст. Таковым образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно сделать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы сделать правило нажмите клавишу «Добавить».

В открывшемся меню вы сможете сделать так, чтоб письма, приобретенные от определенного человека (например, чрезвычайно принципиального клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Либо чтоб письма содержащие в теме письма слово «счёт» сходу  отправлялись в бухгалтерию.

После сотворения нажмите два раза клавишу ОК, чтоб выйти из режима опций автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 схожа, потому разглядывать будем на примере наиболее новейшей версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно сотворения автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отчаливали лишь в определенный период, поставьте галку рядом с пт «Отправлять лишь в течении последующего периода». Не забудьте указать время начала и конца деяния автоответчика. К примеру, дату собственного крайнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня опосля отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

Приветствую!

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросцам обращайтесь к Козлову Виктору.

Почта: [email protected]

Сайт: computernotes.ru

Телефон: +7 (123) 456-78-90

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на клавишу «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа дозволяет настраивать множество характеристик и критерий входящей почты.

Читайте также  Ростелеком перенастроить роутер. Настройка роутера Ростелеком

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика [email protected] с темой СРОЧНО на адресок [email protected]

После завершения нажмите клавишу «ОК», чтоб закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в хоть какой момент возвратившись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео сотворения автоответов в Outlook

Ниже я предлагаю поглядеть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Ежели у вас остались какие-либо вопросцы непременно задавайте их в комментариях.

Настраиваем автоответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook дает своим юзерам возможность автоматом отвечать на входящие сообщения. Это может приметно упростить работу с почтой, ежели требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. При этом, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с схожей неувязкой, то эта аннотация поможет для вас упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтоб настроить автоматический ответ в outlook 2010 будет нужно сделать шаблон и потом настроить соответственное правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом сделаем новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» жмем клавишу «Создать сообщение».

Здесь нужно ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет употребляться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, перебегаем в меню «Файл» и там избираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента избираем «Шаблон Outlook» в перечне «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Сейчас подтверждаем сохранение нажатием клавиши «Сохранить». Сейчас окно новейшего сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно перебегать к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтоб быстро сделать новое правило нужно перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопочке «Правила», а потом выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы жмем «Новое…» и перебегаем к мастеру сотворения новейшего правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пт «Применение правила к приобретенным мной сообщениям» и перебегаем к последующему действию, нажав клавишу «Далее».

На этом шаге, как правило, никаких критерий выбирать не необходимо. Но, ежели для вас требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите нужные условия, отметив их флажками.

Далее перебегаем к последующему шагу нажав подобающую кнопку.

Если вы не избрали никаких критерий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав клавишу «Да» либо же жмем «Нет» и настраиваем условия.

Читайте также  Прописать keenetic viva vpn. Как подключить и настроить роутер Keenetic? Инструкция на примере Keenetic Viva

На этом шаге мы избираем действие с сообщением. Так как мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флагом пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

В нижней части окна нужно выбрать подходящий шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и перебегаем к выбору самого шаблона.

Если на шаге сотворения шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне довольно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в перечне отобразиться сделанный шаблон. В неприятном случае, нужно надавить на клавишу «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если необходимое действие отмечено и файл с шаблоном избран, то можно перебегать к последующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Ежели это нужно, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Ежели же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то перебегаем к завершающему шагу нажав клавишу «Далее».

Собственно, тут уже ничего настраивать не нужно, потому сходу можно жать клавишу «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных критерий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Но, мастер правил предугадывает лишь однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как лишь вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таковым образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который выслал несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook делает ведет перечень юзеров, которым был отправлен автоответ, что дозволяет избежать повторной отправки. Но, ежели закрыть Outlook, а позже войти в него опять, то этот перечень сбрасывается.

Для того, чтоб отключить автоответ на входящие сообщения, довольно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью данной аннотации можно выполнить настройку автоответа в Outlook 2013 и наиболее поздних версиях.

Мы рады, что смогли посодействовать Для вас в решении проблемы.

Добавьте веб-сайт в закладки и мы еще пригодимся для вас.

Опишите, что у вас не вышло. Наши спецы постараются ответить очень быстро.

Помогла ли для вас эта статья?

ДАНЕТ

Поделиться статьей в соц сетях:

Оставьте комментарий