Как заархивировать почту в outlook. Как сохранить письма из Outlook: архивация, импорт, экспорт и другие полезные действия

Настраиваем архивацию писем в Outlook

Настройка архивации outlook за минуту

Настройка архивации outlook за минуту

Добрый день уважаемые читатели и гости блога, продолжаем наше исследование почтовых программ. На собственной практике я их лицезрел большущее количество, и могу точно огласить, что наилучшим толстым клиентом (это тот, что установлен у вас локально на компьютере) является microsoft outlook, да да конкретно он, так как не считая него с огромным количеством писем, никто стабильно работать не может, так что не пишите мне тандерберд. В прошедший раз мы с вами решили делему с нерабочим поиском, сейчас же раздерем как в outlook настроить архивацию, поехали.

Архивация outlook, для чего же это нужно

Прежде, чем мы разберем сам процесс архивация, я бы желал вас с ним ближе познакомить. Главным назначением данной функции является отделение старенькых писем от основного профиля почты (файл ost либо pst), так как он имеет ограничения на размер и перенос их в отдельный файл-архив.

Как настроить архивацию outlook

Теперь перебегаем от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все деяния будут в полной мере применимы и для остальных версий. Открываем програмку и перебегаем в пункт “Файл”

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку “Дополнительно”, на ней будет клавиша “Настройка архивации”

Вот главные опции, дозволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

  • Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
  • Архивировать либо удалять старенькые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
  • Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с главным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите подобающую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в “Параметры почтового ящика”, то там вы можете найти два увлекательных пункта:

  • Очистить почтовый ящик
  • Удалять старенькые элементы

Выбрав пункт “Очистить почтовый ящик” для вас будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь последующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт “Удалять старенькые элементы”, то вы можете выбрать дату на момент которой можете запустить процесс архивации папки либо папок.

Как видите все опции чрезвычайно обыкновенные, основное знать и держать в голове, где они находятся, не запамятовывайте делать данную функцию и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Настраиваем архивацию писем в Outlook

Чем почаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компе. И, естественно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто не станет принимать письма. В таковых вариантах следует смотреть за размером собственного ящика и при необходимости удалять излишние письма.

Однако, чтоб высвободить место, не непременно удалять все письма. Более принципиальные можно просто заархивировать. Как это сделать мы разберем в данной для нас инструкции.

Всего же в Outlook предвидено два метода архивации почты. 1-ый это автоматический и 2-ой – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого комфортного метода – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого метода заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтоб настроить автоматическую архивацию нужно в меню «Файл» кликнуть по кнопочке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» надавить клавишу «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать нужные опции. Для этого, устанавливаем флаг «Автоархивация каждые … дней» и тут же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем характеристики по собственному усмотрению. Ежели вы желаете, чтоб Outlook запрашивал доказательство перед стартом архивации, то установите флаг «Запрос перед автоархивацией», ежели этого не требуется, тогда снимите флаг и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старенькых писем, где вы также сможете задать наибольший «возраст» письма. А также найти, что делать со старенькыми письмами – перемещать их в отдельную папку либо же просто удалять их.

Как лишь вы сделали нужные опции, то можно кликнуть по кнопочке «Применить опции ко всем папкам».

Если же вы желаете сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется входить в характеристики каждой папки и там настраивать автоархивацию.

Читайте также  Параметрический запрос в access. Как сделать параметрический запрос в access 2010?

И в конце концов, жмем клавишу «ОК», чтоб подтвердить изготовленные настройки.

Для того, чтоб отменить автоархивацию, довольно будет снять флаг «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной метод архивации.

Этот метод довольно прост и не просит от юзеров каких-то доп настроек.

Для того, чтоб выслать письмо в архив, его нужно выделить в перечне писем и надавить на клавишу «Архивировать». Для архивирования группы писем довольно только выделить нужные письма и позже надавить эту же кнопку.

В данном методе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим юзерам несколько вариантов сотворения архива писем. Для больше надежности можно применять оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и потом, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а излишние удалять.

Автоматическая архивация старенькых элементов

Почтовый ящик Outlook может быстро заполниться новенькими сообщениями, ответами и пересылаемыми письмами. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тыщи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая наиболее старенькые элементы, которые нужно сохранить, в архив. Чтоб это делалось автоматом, используйте автоархивацию.

Вы сможете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных частей и время хранения частей до их архивации.

Щелкните Файл > Характеристики > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите клавишу Настройка автоархивации.

Установите флаг Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите любые остальные характеристики, к примеру, не архивирование, а удаление старенькых элементов.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недосягаемы, ежели ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также может быть, что политики хранения почты вашей организации переопределяют опции автоархивации. Для получения доп сведений обратитесь к системному администратору.

Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Характеристики автоархивации.

Изменение характеристик автоархивации для отдельной папки

В перечне папок в области навигации щелкните правой клавишей мыши папку, которую требуется поменять, и в контекстном меню выберите команду Свойства.

На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.

Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы сможете поменять частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных частей, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

Выберите Сервис > Характеристики и откройте вкладку Другие.

Выберите параметр Автоархивация.

Установите флаг Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите нужные параметры.

Автоархивация каждые: выберите частоту пуска автоархивации. Одновременная архивация огромного количества частей может замедлить работу компа. Потому лучше выбрать период времени, который дозволит делать архивацию скорее. Настройте интервал времени с учетом того, какое количество частей традиционно поступает за соответственный период. Запрос перед пуском автоархивации: выберите этот параметр, ежели вы желаете, чтоб Outlook выводил напоминание перед обработкой частей. Когда покажется сообщение, вы сможете надавить Нет, чтоб отменить этот сеанс автоархивации.

Удалять просроченные элементы (только почта): этот параметр по умолчанию не избран. Вы сможете удалять сообщения электронной почты, срок хранения которых истек. По умолчанию он составляет 6 месяцев для частей в папках “Черновики” и “Входящие” и три месяца для отправленных сообщений, но вы сможете поменять эти значения с помощью параметра Удалять элементы старше.

Архивировать либо удалять старенькые элементы: нужно выбрать этот параметр, ежели вы желаете, чтоб при автоархивации удалялись все либо некие элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует остальные характеристики, дозволяющие найти, какие из таковых частей необходимо архивировать, а какие — удалять. Потом выберите доп характеристики, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.

Примечание: В диалоговом окне Автоархивация под папками понимаются главные многофункциональные области Outlook, к примеру папка Календарь и папка Задачки, а также отдельные почтовые папки. Это соединено с тем, что элементы календаря и задачки хранятся в папках Календарь и Задачи.

Показывать папку архива в перечне папок: выберите этот параметр, чтоб папка архива отображалась вкупе с иными рабочими папками в области навигации. В главной папке Архив можно открывать подпапки и просматривать архивированные элементы. Вы сможете убедиться в том, что заархивированы правильные элементы, и перетащить нужные элементы в рабочую папку.

Удалять элементы старше: задайте интервал времени, через который необходимо архивировать элементы (в днях, недельках либо месяцах). Вы сможете выбрать значение от 1-го дня до 60 месяцев. Под удалением тут понимается архивация частей. Элементы не будут на физическом уровне удаляться, ежели лишь для папки не задан соответственный параметр.

Перемещать старенькые элементы в папку: папка, используемая по умолчанию, зависит от операционной системы.

Windows Vista: C:Usersимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftOutlookArchive.pst.

Windows XP: C:Documents and Settingsимя_пользователяLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst.

Если вы желаете задать другую папку для архивированных частей, выберите ее. Элементы будут передвигаться в нее опосля окончания срока их хранения.

Примечание: Элементы, которые архивируются в папку, избранную юзером, не будут удаляться автоматом. Для вас будет нужно открыть папку и удалить их вручную.

Читайте также  Как отключить кортану в windows 10. Кортана – как правильно отключить и очистить облако

Окончательное удаление элементов: этот параметр дозволяет удалить элементы, срок хранения которых истек, заместо того чтоб перемещать их в папку архива либо папку “Удаленные”.

Применить ко всем папкам: эта клавиша дозволяет применить настроенные характеристики автоархивации ко всем папкам. Чтоб задать разные опции для папок, не выбирайте этот параметр. Заместо этого выполните аннотации, приведенные под клавишей. Их также можно отыскать в последующем разделе (“Изменение характеристик автоархивации для отдельной папки”). Конфигурации, внесенные в определенные папки, используются лишь к сиим папкам.

Сведения о политике хранения: системный админ вашей организации мог настроить политики хранения, определяющие, когда и как должны архивироваться элементы. Вы сможете просмотреть политики, но для их конфигурации потребуются надлежащие разрешения.

нажмите клавишу ОК.

Изменение характеристик автоархивации для отдельной папки

В перечне папок в области навигации щелкните правой клавишей мыши папку, которую вы желаете поменять, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

Откройте вкладку Автоархивация.

Выберите нужные параметры.

Примечание: Доп сведения о параметрах см. в шаге 4 раздела “Просмотр либо изменение обычных характеристик автоархивации”.

Архивация частей вручную

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страничка переведена автоматом, потому ее текст может содержать некорректности и грамматические ошибки. Для нас принципиально, чтоб эта статья была для вас полезна. Просим вас уделить пару секунд и сказать, посодействовала ли она для вас, с помощью клавиш внизу странички. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на британском языке).

Размер вашего почтового ящика Outlook довольно велик, потому не следует бояться того, что в не далеком будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его наполнения. Чтоб предупредить наполнение почтового ящика, старенькые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в хоть какой момент.

Примечание: Команда ” Архивировать ” и ее функция не показываются ни в одной учетной записи в профиле Outlook, ежели вы включаете учетную запись Exchange Server, и ваша организация употребляет архивацию Microsoft Exchange Server Online. Админ сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматом архивирует элементы с равным интервалом. Доп сведения см. в статье Автоматическая архивация старенькых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в хоть какой момент. В этом случае вы сможете найти, какие элементы необходимо архивировать, где их хранить и как давними они должны быть, чтоб подлежать архивации.

Выполните одну из указанных ниже процедур.

В Outlook 2013: выберите файл _Гт_ сведения _гт_ средства чистки _гт_ Архивация.

В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старенькые элементы.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недосягаемы, ежели ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также может быть, что политики хранения почты вашей организации переопределяют опции автоархивации. Для получения доп сведений обратитесь к системному администратору.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую нужно архивировать.

Введите дату в поле Архивировать элементы, сделанные до.

Можно сделать несколько PST-файлов, ежели необходимо архивировать некие папки, используя остальные характеристики. К примеру, элементы в папке “Отправленные” может потребоваться хранить подольше, чем элементы в папке “Входящие”.

Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флаг Включить элементы с флагом “Не автоархивировать”. При этом исключение из автоархивации для таковых частей отменено не будет, а действие флага Не автоархивировать будет отменено лишь для этого архива.

Отключение автоархивации

Чтобы делать архивацию лишь вручную, нужно отключить автоархивацию.

Щелкните Файл > Характеристики > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите клавишу Настройка автоархивации.

Снимите флаг Автоархивация каждые n дней.

По умолчанию старенькые элементы Outlook автоматом архивируются в обыденное время. Доп сведения о автоАрхивации можно отыскать в статье внедрение автоархивации для резервного копирования и удаления элементов.

Кроме того, вы сможете вручную архивировать и архивировать элементы в дополнение к автоАрхивации и подмене. Ручная архивация обеспечивает гибкие способности и дозволяет указать, какие папки врубаются в архив, и какой архивный файл данных Outlook (PST) используется.

Чтобы вручную архивировать элементы Outlook, выполните указанные ниже действия.

Перейдите на вкладку Файл.

Нажмите инструменты очистки.

Нажмите клавишу Архивировать.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки , а потом щелкните папку, которую вы желаете архивировать. В этот ручной Архив заходит неважно какая подпапка избранного вами папки.

Введите дату в поле Архивировать элементы, сделанные до.

Если вы не желаете применять файл по умолчанию либо размещение, в разделе архивный файлнажмите клавишу Обзор , чтоб указать новейший файл либо папку. Найдите подходящий файл либо введите его имя, а потом нажмите клавишу ОК. Размещение конечного файла покажется в поле файл архива .

Установите флаг включить элементы с установленным флагом “не автоархивировать” , чтоб включить все элементы, которые могут быть помечены раздельно, чтоб исключить их из автоматической архивации. Этот параметр не удаляет исключение из этих частей, а не игнорирует флаг ” не Автоархивация” лишь для этого архива.

Читайте также  Прошивка для роутера asus rt n10. Инструкция Как Прошить Роутер Asus — Где Скачать Обновление Микропрограммы?

Отключение автоархивации

Если вы желаете архивировать лишь вручную, нужно отключить автоАрхивацию. Выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Параметры.

На вкладке Дополнительно в группе Автоархивация нажмите клавишу Параметрыавтоархивации.

Снимите флаг Автоархивация каждые n дней .

АвтоАрхивация включена по умолчанию, автоматом перемещает старенькые элементы в папку архива через данные промежутки времени. Но вы сможете вручную архивировать и архивировать элементы в указанном месте.

Примечание: Характеристики автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 можно настраивать. Заместо того чтоб создавать резервные копии и архивировать элементы вручную, может быть, вы обнаружите, что автоАрхивация может соответствовать вашим потребностям. Доп сведения можно отыскать в разделе внедрение автоархивации для архивации и удаления элементов.

В меню файл выберите команду Архивировать.

Установите флаг Архивировать эту папку и все вложенные папки , а потом укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.

В разделе архивный файлнажмите клавишу Обзор , чтоб указать новейший файл либо размещение, ежели вы не желаете употреблять файл по умолчанию либо расположение.

Установите флаг включить элементы с установленным флагом “не автоархивировать” , ежели вы желаете переопределить предшествующий параметр, чтоб не архивировать определенные элементы автоматом. Ежели вы захотите архивировать эти элементы вручную во время данной нам процедуры, эти элементы опять будут подвергаться автоархивации, ежели лишь вы не Переопределите этот параметр вручную в будущем.

Нажмите клавишу ОК.

Примечание: В Outlook автоматом создается еще один файл архива для частей в папке и указанном месте.

Как сохранить письма из Outlook: архивация, импорт, экспорт и остальные полезные действия

При переустановке операционной системы либо смене компа для вас наверное не захочется терять сообщения вашего почтового клиента. В принципе, они и так не должны никуда пропадать, но случаи бывают различные. Даже ежели вы не планируете никаких действий с вашим компом, лучше подстраховаться и сделать резервную копию всех собственных писем.

Содержание

Как сохранить письма в Outlook

Сохранить вашу почту из Outlook можно 2-мя способами: сохранение определённого письма и полный экспорт всех писем и пользовательской информации.

При использовании хоть какого метода вкупе с письмом сохраняются и его вложения, но сохранить лишь вложения нереально без написания личного скрипта.

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты — это конкретно тот метод, который традиционно соображают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таковым образом сохранять всю свою почту.

  1. Выделите необходимое для вас письмо (нажмите левой клавишей мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл».

    Выделите необходимое для вас письмо и перейдите во вкладку «Файл»

  2. Нажмите «Сохранить как».

    Во вкладке «Файл» нажмите «Сохранить как»

  3. Откроется обычное окно сохранения документа. Сохраните письмо в необходимое для вас место.

    Выберите папку и сохраните письмо в необходимое место

Как выделить несколько писем

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

  • чтобы выделить несколько определённых писем, жмите на каждое из их с зажатой кнопкой Ctrl;
  • выделить все письма в группе можно с помощью сочетания кнопок Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтоб команда общего выделения применилась конкретно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот метод предполагает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

  1. Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — «Экспортировать».

    Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт»

  2. Выберите «Экспорт в файл».

    Выберите в открывшемся окне «Экспорт в файл» и нажмите «Далее»

  3. Выберите «Файл данных Outlook».

    Выберите «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»

  4. Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки». Экспорт с пары ящиков за один раз невозможен.

    Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки»

  5. Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово».

    Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово»

  6. В последующем окне для вас предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK.

    Нажмите OK, ежели не желаете каждый раз вводить пароль, чтоб получить доступ к сохранённой почте

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует свой pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта. Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть размещен в различных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2016 и 2013:

  • диск:Пользователи<имя пользователя>AppDataLocalMicrosoftOutlook;
  • диск:Пользователи<имя пользователя>RoamingLocalMicrosoftOutlook;
  • диск:Users<имя пользователя>DocumentsФайлы Outlook;
  • диск:Пользователи<имя пользователя>Мои документыФайлы Outlook;
  • диск:Documents and Settings<имя пользователя>Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

  • диск:Пользователи<имя пользователя>AppDataLocalMicrosoftOutlook;
  • диск:Пользователи<имя пользователя>Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook.

Видео: экспорт и импорт данных Outlook

Как вернуть письма

Под восстановлением почти все соображают два совсем различных действия: импорт из pst-файла и восстановление удалённого сообщения. Мы опишем оба эти деяния.

Оставьте комментарий