Как запустить ms access 2007. Создание первой базы данных в Microsoft Office Access 2007

MS Access – Управление базами данных и объектами

Каждая база данных Access состоит из пары объектов, которые разрешают для вас взаимодействовать с данными. Базы данных могут включать в себя формы для ввода данных, запросы для поиска в нем, отчеты для анализа и таблицы для их хранения. Всякий раз, когда вы работаете с вашей базой данных, вы сразу работаете со почти всеми из этих объектов. К счастью, Access упрощает управление этими объектами.

В данной статье вы узнаете, как открывать и закрывать базы данных, а также открывать, закрывать и сохранять объекты.

Открытие и закрытие баз данных

Прежде чем вводить данные либо другим образом изменять свои объекты, для вас необходимо будет открыть свою базу данных. Опосля того, как вы внесете конфигурации в свою базу данных, для вас необходимо будет знать, как ее закрыть.

Как открыть существующую базу данных:

      1.Перейдите на вкладку «Файл». Это приведет вас к представлению Backstage.
      2.Выберите «Открыть». Покажется диалоговое окно.

      3.Найдите и выберите подходящую базу данных, потом нажмите «Открыть».

      4.При открытии базы данных может показаться одно либо несколько предупреждающих сообщений.

Если база данных содержит настраиваемые функции, под лентой может показаться желтоватая полоса с предупреждением о сохранности. Ежели вы доверяете источнику собственной базы данных, нажмите «Включить контент», чтоб ваша база данных отображалась правильно.

После включения всего содержимого в базе данных вы сможете узреть сообщение о том, желаете ли вы сделать базу данных надежным документом. Нажмите «Да», ежели вы желаете, чтоб каждый контент автоматом врубался каждый раз при открытии базы данных.

Возможно, для вас будет предложено войти в базу данных. Выберите свое имя из перечня. Ежели ваше имя не отображается, нажмите «Новый пользователь», чтоб ввести свою информацию.

Если вы не так давно открыли существующую базу данных, для вас может быть проще отыскать вашу базу данных в коротком перечне, который отображается на боковой панели, либо выбрать «Недавние» и выбрать базу данных из появившегося списка.

Как закрыть базу данных:

      1.Перейдите на вкладку «Файл», чтоб перейти в «Вид заставки».
      2.Выберите «Закрыть базу данных».

      3. Ежели у вас есть не сохраненные объекты, покажется диалоговое окно для каждого, спрашивающего, желаете ли вы сохранить его. Выберите «Да», чтоб сохранить объект, «Нет», чтоб закрыть его без сохранения, либо «Отмена», чтоб открыть базу данных.

Работа с объектами

Полезно поразмыслить о том, что ваша база данных является огромным связывающим либо папкой, в которой вы храните свои данные. Сами данные содержатся в объектах базы данных. Access 2010 разглядывает каждый из этих объектов как отдельные документы, а это значит, что для вас придется открывать и сохранять их раздельно для работы с ними.

Возможно, вы увидели, что этот урок не содержит инструкций по сохранению базы данных. Это соединено с тем, что вы не сможете сохранить сходу всю базу данных. Быстрее, вы должны персонально сохранять объекты, содержащиеся в базе данных.

Как открыть объект:

      1.На панели «Навигация» найдите объект, который вы желаете открыть.

      2.Дважды щелкните подходящий объект. Он раскроется и покажется как вкладка в панели вкладок документов.

По умолчанию самый крайний открытый объект будет отображаться в главном окне как текущий объект. Чтоб просмотреть иной открытый объект, щелкните его вкладку в панели вкладок документов.

Сохранение объектов

Как и в остальных програмках Microsoft Office, при попытке закрыть базу данных для вас будет предложено сохранить всякую несохраненную работу. Тем не наименее, это отменная мысль, чтоб сохранить вашу работу, как вы идете. Сохранение вашей работы нередко – наилучший метод гарантировать, что вы не потеряете информацию, ежели комп сработает.

Читайте также  Windows 7 включить файл подкачки. Создание файла подкачки на компьютере с Windows 7

Как сохранить новейший объект:

      1.Выберите объект, который вы желаете сохранить, щелкнув его вкладку в панели вкладок документов.
      2.Перейдите на вкладку «Файл», чтоб перейти к «Вид заставки».
      3.Нажмите «Сохранить».

      4.При первом сохранении объекта для вас будет предложено именовать его. Введите имя требуемого объекта и нажмите «ОК».

Чтобы сохранить имеющийся объект, выберите сохранение в режиме Backstage View либо просто нажмите клавишу «Сохранить» на панели скорого доступа.

Как закрыть объект:

      1.Выберите объект, который вы желаете закрыть, на панели вкладок документов.
      2.Нажмите крестик в правом углу панели «Вкладки документа».

      3.Если есть какие-либо не сохраненные конфигурации в объекте, для вас будет предложено сохранить его. Выберите «Да» для сохранения, «Нет», чтоб закрыть его, не сохраняя ваши конфигурации, либо «Отмена», чтоб бросить объект открытым.

Вы также сможете закрыть объект, щелкнув правой клавишей мыши его вкладку на панели вкладок документов. Покажется раскрывающееся меню. Выберите «Закрыть», чтоб закрыть этот объект, либо «Закрыть все», чтоб закрыть все открытые объекты.

Как переименовать объект:

      1.Если объект, который вы желаете переименовать, открыт, закройте его.
      2.В области переходов щелкните правой клавишей мыши объект, который вы желаете переименовать.
      3.Выберите «Переименовать».

      4.Введите новое имя и нажмите Enter.

 С уважением, создатели веб-сайта Компьютерапия

Понравилась статья?

Создание первой базы данных в Microsoft Office Access 2007

Введение

В современном мире человеку приходится сталкиваться с большущими массивами однородной инфы. Эту информацию нужно упорядочить любым образом, обработать однотипными способами и в итоге получить сводные данные либо разыскать в массе определенную информацию. Данной для нас цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который заходит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы сможете без помощи других сделать базу данных.

Невзирая на то, что «Нельзя объять необъятное» в данной статье изготовлена попытка собрать материал, который будет увлекателен и начинающим юзерам программы Access, и тем, кто уже знаком с прошлыми версиями данной программы.

Для того чтоб мы говорили на одном языке, определимся с понятиями, которые будут употребляться. В реляционной теории содержится чрезвычайно много разных понятий и определений, но мы будем употреблять упрощенный набор определений. Это практическое управление к действию, а не теоретические изыскания.

Под базой данных принято осознавать объективную форму представления и организации совокупы данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таковым образом, чтоб эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машинки.

В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас – это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не циклическое в данной таблице. Строчки следуют в случайном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк делается не по номерам, а по идентификаторам (ключам). О ключах мы побеседуем подробнее в соответственном разделе.

Для поиска и обработки инфы служат запросы, а готовый итог выводится в виде отчетов.

В програмке Access 2007 имеется ряд более всераспространенных шаблонов баз данных. В новейшей терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое возникает при запуске программы Access 2007 и именуется «Приступая к работе». Мы не будем употреблять указанные шаблоны, а сделаем свою базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 дозволяет делать это, не имея специального образования по программированию.

Запуск Access 2007 для сотворения новейшей базы

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Запуск либо с помощью ярлычка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Создатели программы дают нам готовые шаблоны из Веба, но мы выполним работу по созданию базы без помощи других.

Читайте также  При нагревании процессор работает. Решаем проблему перегрева процессора

Допустим, что мы решили на собственном веб-сайте открыть торговлю информационными продуктами и для учета данной для нас торговли создаем базу «Электронный магазин». Для этого щелкните мышью на иконке «Новая база данных».

В открывшемся поле имени файла введите имя файла «Электронный магазин». При необходимости сможете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет размещаться в E:my doc.

Создание таблиц

Нажмите клавишу Сделать, приложение Access создаст новейшую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

В отличие от наиболее ранешних версий офисных приложений компания Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента – это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для наиболее скорого восприятия смысла команд любая из их проиллюстрирована подходящим значком.

Программа автоматом сделала 1-ый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позднее употреблять при разработке связей меж таблицами. Ежели вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это значит, что программа будет автоматом нумеровать строчки нашей таблицы.

В новейшей версии Access возникла возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответственный столбец. Программа автоматом отследит вводимую информацию и предложит соответственный тип данных и более нередко используемый формат представления инфы. При разработке таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам пригодиться таблица для учета наших товаров. Для этого в первой строке второго столбца «Добавить поле» вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет «Стратегия продаж в Интернете». Опосля ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны возник 3-ий столбец с наименованием «Добавить поле». 2-ой столбец получил по умолчанию наименование «Поле 1». Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для что щелкните мышью на наименовании и опосля включения текстового курсора введите текст «Наименование продукта». Так как в ячейку таблицы был введен текст «Стратегия продаж в Интернете», то программа автоматом определила тип данных как «Текстовый».

Аналогично в 3-ий столбец впишем стоимость продукта с точностью до 4 символов 12,3456, а в 4-ый размер файла в кб – 1300 без указания единиц измерения. Переименуем надлежащие поля, назвав их «Цена» и «Размер файла». Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных «С разделителями разрядов».

Изменить количество символов опосля запятой можно, используя клавиши «Увеличить разрядность», «Уменьшить разрядность».

Сохраните таблицу, нажав клавишу «Сохранить» в верхнем левом углу окна либо комбинацию кнопок (Ctrl + S) клавиатуры. В поле «Имя таблицы» укажите «Продукты».

Аналогичным образом сделайте таблицу «Заказчики», используя команду «Таблица» ленты «Создание» (Рис. 01_8).

Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с внедрением системы электронных платежей WebMoney. Нам будет нужно указать Для учета данной нам инфы нам потребуются поля «Индекс кошелька» с текстовым типом данных, «№ кошелька» – с числовым типом данных и «Дата регистрации» с типом данных «Дата/время» в коротком формате даты.

Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом данных «Дата/время» размещается клавиша электронного календаря. Щелчок мышкой по избранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строчку, сохраните таблицу «Заказчики».

Создание форм

Для удобства ввода инфы в таблицы используются формы. В версии Access 2007 можно пользоваться заготовками форм, надлежащие клавиши размещены на ленте «Создание». 1-ая заготовка употребляется для сотворения формы, в которую можно будет вводить информацию лишь по одной строке соответственной таблицы за один раз.

Созданная при помощи таковой заготовки форма для таблицы «Продукты» смотрится последующим образом.

При большом количестве полей в таблице таковая форма чрезвычайно комфортна для ввода данных, она не дозволяет случаем пропустить ввод какого-нибудь поля. Недочетом является необходимость просматривать начальную таблицу, чтоб по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к последующей записи программа проверит неповторимость изготовленных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Читайте также  Конвертер онлайн видео в vob. Конвертировать VOB в MP4

Более предпочтительна форма, сделанная с помощью последующей заготовки.

Как видно из комментария к команде на создание таковой формы, она дозволяет созидать на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Сделанная при помощи таковой заготовки форма для таблицы «Продукты» смотрится последующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица размещена снизу, а поля формы сверху окна формы.

Промежуточным вариантом по удобству работы посреди вышеописанных форм можно считать форму, сделанную из третьей заготовки (Рис. 02_3).

Она дозволяет созидать на экране сходу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с чрезвычайно огромным количеством полей, т.к. это понижает удобство ввода инфы в маленькие по размерам поля.

Используя команду «Разделенная форма» ленты «Создать» создаем форму для таблицы «Продукты» и «Заказчики».

После сотворения формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах последующей информацией:

Наименование продукта Цена Размер файла
Как быстро сделать информационный продукт 0,9321 1 000
Как найти будущих потребителей информационного продукта 4,7531 30 450

Для этого щелкните мышкой по кнопочке «Следующая запись» на Строке состояния в нижней части экрана либо воспользуйтесь кнопкой «Tab», нажимая ее до возникновения на экране пустой записи в форме. Опосля внесения данных в форму закройте ее, щелкнув правой клавишей мыши по ярлычку формы и выбрав в открывшемся контекстном меню команду «Закрыть».

Аналогичным образом дополните информацию о заказчиках, внеся последующую запись:

Логин заказчика Индекс кошелька № кошелька Дата регистрации
Simeon Z 987654321 07.09.2007

После внесения данных в форму закройте её.

Создание отчетов

Для того чтоб иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, употребляются отчеты. На первом шаге освоения программы Access целенаправлено пользоваться командой «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать».

В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из перечня доступные поля (см. Рис. 03_2), для что можно пользоваться стрелками на лево и на право, выделяя подходящую строчку из перечня курсором.

Мы переносим в правую часть все доступные поля.

На последующем шаге мы можем выбрать метод сортировки инфы в будущем отчете. Избираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля «Наименование продукта».

Далее избираем «Табличный» макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не огромное и она просто поместиться на страничке довольно большим шрифтом.

Следующий шаг «Мастера отчетов» подразумевает выбор стиля (т.е. наружного вида грядущего отчета) – выберете тот, который для вас больше подходит.

На завершающем шаге вы должны выбрать комфортное для вас имя отчета и, или просмотреть готовый отчет, или перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета». Избираем крайний вариант.

Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов сделал поле «Наименование продукта» чрезвычайно малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место.

Устанавливаем курсор мыши на правой части поля «Наименование продукта» в «Области данных», жмем левую клавишу мыши и перемещаем границу поля до хотимой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. Опосля этого деяния щелкаем мышью на команде «Режим» в левой части ленты «Конструктор» и переключаемся в режим просмотра приобретенного отчета.

Аналогично создаем отчет для таблицы «Заказчики». Ежели вы выполните все прошлые этапы, то отчет «Заказчики» должен иметь таковой вид, как на рисунке ниже, может быть отличаясь лишь избранным стилем.

Оставьте комментарий

Adblock
detector