Outlook переполнен почтовый ящик. НЕ ВОЛНУЙТЕСЬ, Я СЕЙЧАС ВСЕ ОБЪЯСНЮ!

Как поглядеть размер почтового ящика в outlook? Как смотреть за объемом инфы в почте?

Как поглядеть размер почтового ящика в Microsoft Outlook?  Зачем глядеть размер? 

Зачем необходимо глядеть размер? Как понятно почтовые ящики электронной почты не резиновые, они хранятся на серверах с определенными размерами дискового места. В корпоративной среде почтовые админы традиционно выставляют размер почтового ящика в районе 300-600 мб на ящик, ато и меньше. В общедоступных почтовых системах таковых как mail.ru, gmail.ru, яндекс.ру и остальные размеры уже еще выше (до пары гигабайт).

Обычно в почтовом ящике есть 3 порога (у каждого почтового сервера опции могут быть различные, такие как решит админ почты):

  1. При достижении первого порога присылается сообщение от админа с предупреждением и просьбой почистить ящик.
  2. При достижении второго порога блокируется отправка
  3. При 3-ем блокируется на сто процентов ящик, пока юзер не удалит старенькые письма.

Данные опции актуальны для Microsoft Exchange сервера, который в основном употребляется в корпоративных средах.

Как уберечь себя от переполнения почтового ящика? Как следить за объемом инфы в почте?

Необходимо смотреть за размером. Удалять старенькые ненадобные письма. Чистить корзину.

Если употребляется почтовый клиент Microsoft Outlook можно настроить личные папки. Что такое личные папки?  Личные папки — это место хранения писем, по умолчанию ваши письма хранятся на сервере, при использовании личных папок они будут храниться у вас на компе (компьютер имеет размер твердого диска еще огромным размером чем место для писем в почтовом ящике).

Как настроить хранение писем в личных папок?

Открываем Microsoft Outlook, жмем сервисучетные записи электронной почты

 

Далее в открывшимся окне избираем просмотреть либо поменять имеющиеся учетные записи

Далее избираем вашу учетную запись и жмем клавишу сделать файл данных Outlook

Выбираем файл личных папок Office Outlook (.pst)

 

После того как мы сделали файл личных папок, нам нужно выбрать что новейшую почту мы будем располагать конкретно в нем.

Мы настроили личные папки. Сейчас вся входящая почта будет попадать в личные папки и письма будут хранится на вашем компе, не занимая места на сервере.

Как поглядеть размер почтового ящика в Microsoft Outlook? 

На примере Microsoft Outlook 2003:

Нажимаем правой клавишей мыши на папку почтовый ящик и избираем свойства.

В поле общий размер указан размер занятого дискового места в почтовом ящике.  1000 кб ~ 1 МБ   (если точно то 1024 КБ = 1 МБ). В остальных версиях Outlookразмер почтового ящика смотрится аналогичным методом. Как выставить размер почтового ящика на сервере Microsoft Exchange я писал в статье размер почтового ящика Exchange 2010.

Читайте также  Скачать монтирование образа диска. Программы для монтирования образов

Вернуться на главную.

Ссылки по теме:

 

На ту же тему

Как очистить переполненный почтовый ящик

Корпоративная почта / Как очистить переполненный почтовый ящик

Это означает что ежели суммарный размер занимаемого места вашими письмами превзойдет допустимое значение, то сервер не станет принимать письма, и почта не станет работать.

Во избежание данной нам противной ситуации можно воспользоваться программой-почтовиком (The Bat, MicrosoftOutlook, и т.д.) которая будет сама удалять письма с сервера, оставляя локальные копии на вашем компе, или удалять письма вручную через web-интерфейс.

Удаление писем вручную, через web-интерфейс

Для начала необходимо зайти на веб-сайт http://mail.genum.ru под логином и паролем почтового ящика.

Слева будут четыре папки. Наименования соответствуют назначению. К примеру, папка "Отправленые" предназначена для хранения отправленых писем.

Назначение ролей папок можно поменять в разделе Настройка (ссылка подчеркнута голубым на картинке), подраздел Папки. Ваши входящие письма сохраняются в папке «Входящие». Зайдите в нее.

Для удаления писем нужно:

  • выделить удаляемые письма галочкой (рядом с каждым письмом, слева, есть поле для галочки)

  • затем, или переместить эти письма в корзину, выбрав папку назначения «Корзина» в выпадающем меню "Переместить в папку"

  • либо удалить их клавишей "Удалить"

У крайних 2-ух действий однообразный итог – выделенные письма попадут в папку-корзину.

Этих действий не довольно, для освобождения места на сервере, т.к. мы просто переместили письма из папки «Входящие» в корзину. Для их полного удаления необходимо надавить ссылку очистить рядом с корзиной.

 

Настройка Microsoft Office Outlook

Для опции характеристик удаления писем с сервера в Microsoft Office Outlook для вас необходимо отредактировать характеристики собственной учетной записи.

Для этого зайдите в меню «Сервис» – «Параметры»

Далее откройте закладку «Настройка почты» и зайдите в панель опции учетных записей (кнопка «учетные записи»).

Для конфигурации собственной учетной записи выберите пункт «просмотреть либо поменять имеющиеся учетные записи» и нажмите клавишу «Далее».

В появившемся перечне выберите свою запись, которая относится к нашему серверу (запись вида логин@genum.ru.) и нажмите клавишу «Изменить».

Появится окно опций учетной записи:

Нужно надавить на клавишу «Другие настройки» и в появившемся окне открыть закладку «Дополнительно».

Из опций есть три галочки:

  • Оставлять копии сообщения на сервер;
  • Удалять с сервера через … дней;
  • Удалять с сервера при удалении из «Удаленные»;

Отключение первой галочки выключает две остальные (это самый наилучший вариант для нашего сервера). В этом случае ваш почтовик получая письма копирует их для себя, не оставляя на сервере. Таковым образом, на сервера употребляется минимум места для хранения писем (на нем хранятся лишь новейшие письма и до последующего вашего подключения). Минус таковой конфигурации в том, что почту можно получить лишь один раз. Ежели, к примеру, у вас есть две программы (например, дома и на работе) и вы получили всю почту дома, то на работе вы эти письма уже получить не можете (на сервере они не остались и взять их, следовательно, неоткуда).

Второй вариант (включена 1-ая и 2-ая галочки) удаляет лишь те письма с сервера, которые были перемещены в папку «Удаленные» и через данное кол-во дней.

Третий вариант (включена 1-ая и 3-я галочки) удаляет письма с сервера лишь опосля их удаления из папки «Удаленные».

Читайте также  Как очистить историю на айфоне. Как очистить историю поиска в Яндексе на Айфоне

Четвертый вариант (включены все галочки) будет действовать как 2-ой и 3-ий вариант вместе.

 

Настройка The Bat

Для опции автоматического удаления писем с сервера в The Bat необходимо отредактировать характеристики собственного почтового ящика.

Для этого необходимо зайти в меню «Ящик» – «Свойства почтового ящика». (либо надавить Shift+ Ctrl+ P)

В открывшемся окне необходимо зайти в пункт «Управление почтой»

Есть три варианта удаления писем:

  • удаление с сервера сходу же опосля получения;
  • удаление с сервера через данное кол-во дней опосля удаления письма в корзину;
  • удаление с сервера опосля удаления из корзины;

Первый вариант – «удаление приобретенных писем с сервера» (это самый наилучший вариант для нашего сервера).

В этом случае ваш почтовик получая письма копирует их для себя, не оставляя на сервере. Таковым образом, на сервера употребляется минимум места для хранения писем (на нем хранятся лишь новейшие письма и до последующего вашего подключения). Минус таковой конфигурации в том, что почту можно получить лишь один раз. Ежели, к примеру, у вас есть две программы (например, дома и на работе) и вы получили всю почту дома, то на работе вы эти письма уже получить не можете (на сервере они не остались и взять их, следовательно, неоткуда).

Второй вариант (письма остаются на сервере и указан срок хранения писем) удаляет лишь те письма с сервера, которые были перемещены в корзину и через данное кол-во дней.

Третий вариант («письма остаются на сервере» и «удалять письма с сервера лишь при их удалении из корзины») удаляет письма с сервера лишь опосля их удаления из корзины

Четвертый вариант (включены все галочки) будет действовать как 2-ой и 3-ий вариант вместе.

Не рекомендуется оставлять письма на сервере без способности удаления.

При таковой конфигурации в итоге ящик все равно будет заполнен и почта закончит работать.

Как сжать и уменьшить размер почтового ящика в Microsoft Outlook

Microsoft Outlook , клиент для почтовой службы Outlook либо Live, дозволяет сохранять электронную почту и вложения в автономном режиме. По мере того, как вы получаете и отправляете электронные письма, размер базы данных повсевременно возрастает. Хотя он обеспечивает доступ к электронной почте, когда он не подключен к Вебу, это также значит, что размер почтового ящика продолжает возрастать. В этом посте мы поведаем о том, как можно уменьшить и уменьшить размер почтового ящика в Microsoft Outlook.

Сжать и уменьшить размер почтового ящика в Microsoft Outlook

Недочет почтового ящика большего размера в том, что он замедляет работу. Требуется больше времени, чтоб открыть и отыскать что-нибудь. Не считая того, почтовые провайдеры, такие как Office 365, ограничивают наибольший размер почтового ящика. Это значит, что ежели вы не уменьшите размер почтового ящика в Microsoft Outlook, вы не можете отправлять либо получать какие-либо электронные письма.

Где хранятся все данные почтового ящика Outlook

Ежели вы используете функцию POP либо IMAP, все файлы, электронные письма, папки, контакты и т. Д. Сохраняются в файле данных Outlook (PST). Ежели вы используете учетную запись Office 365, Exchange либо Outlook.com, данные почтового ящика доступны в автономном файле данных Outlook (OST-файл). Хотя удаление электронных писем и вложений может посодействовать, ежели вы сохраняете всю информацию в PST-файле, она не миниатюризируется сама по для себя.

Читайте также  Принтскрин как сделать без кнопки. Как сделать скриншот экрана на телефоне и на компьютере — все лучшие способы

Примечание. Мы обсудили еще два метода удаления файлов из Outlook. Ежели вы их используете, а потом вручную уменьшите размер файла почтового ящика, это поможет в предстоящем.

Малогабаритный и уменьшенный файл данных Outlook (.pst)

Преимущество файла PST заключается в том, что при удалении писем он автоматом сжимает базу данных в фоновом режиме. Процесс сжатия происходит, когда вы не используете Outlook. Вы также сможете выбрать сжатие, выполнив последующие шаги вручную:

  1. Откройте Outlook и удалите ненадобные элементы. При удалении файлы попадают в папку «Удаленные». Щелкните правой клавишей мыши и очистите его.
  2. Нажмите Файл> Опции учетной записи> Опции учетной записи.
  3. Перейдите на вкладку «Файлы данных». Выберите файл данных, который вы желаете сжать. Потом нажмите на Опции.
  4. Перейдите на вкладку «Дополнительно»> Опции файла данных Outlook.
  5. В диалоговом окне «Параметры файла данных Outlook» нажмите «Сжать сейчас», а потом нажмите «ОК».

В зависимости от размера файла PST, сжатие может занять несколько минут.

Сжатие и уменьшение автономного файла данных Outlook (.ost)

Почти все учетные записи электронной почты употребляют автономный файл данных Outlook для хранения данных. OST либо автономный файл данных Outlook похож на PST либо файл данных Outlook за одним исключением. Вы не сможете импортировать либо экспортировать в автономный файл данных Outlook (OST).

  1. Нажмите Файл> Опции учетной записи, Опции учетной записи.
  2. На вкладке «Файлы данных» выберите файл данных, который вы желаете сжать, и нажмите «Настройки».
  3. Перейдите на вкладку «Дополнительно»> «Настройки файла данных Outlook».
  4. В диалоговом окне «Параметры файла данных Outlook» нажмите «Сжать сейчас», а потом нажмите «ОК».

Используйте инструмент чистки почты

Outlook дает интегрированный инструмент чистки почты, либо вы сможете применять инструмент чистки вложений Outlook для поиска старенькых и огромных сообщений, которые можно удалить либо переместить в файл PST. Он также может удалить копии электронных писем, которые конфликтуют с почтовым сервером. Время от времени мы удаляем файлы с сервера, но они все еще доступны на клиенте, занимающем место.

Запустите инструмент чистки почтовых ящиков

  1. Нажмите Файл> Инструменты> Чистка почтового ящика.
  2. Выберите «Просмотр размера почтового ящика», «Найти элементы старше», «Найти элементы больше чем», «Просмотр размера удаленных элементов», «Пустую папку удаленных элементов», «Просмотр размера конфликтов» либо «Пустые конфликты», чтоб выполнить подходящую задачку.

Употреблять инструмент чистки разговора

Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office для бизнеса Outlook 2013 и остальные имеют инструмент для чистки дискуссий. Беседы либо электронная почта — это одно и то же. «Инструмент для разговора» умный. Он будет оценивать содержимое каждого сообщения, и ежели часть электронного письма будет доступна в любом из сообщений подготовительного просмотра, он удалит его.

У вас есть три варианта больше способностей для сжатия и уменьшения размера почтового ящика в Microsoft Outlook

  • Чистка инспектирует избранный разговор.
  • Папка чистки очищает избранную папку.
  • Очистить папку и подпапки также инспектирует подпапки.

Это фаворитные советы, которые посодействуют для вас сжать и уменьшить размер почтового ящика в Microsoft Outlook. Но постоянно смотрите за тем, чтоб случаем не удалить файлы, которые нужны.

Читать далее . Как улучшить и убыстрить работу Microsoft Outlook.

Оставьте комментарий